Чтобы осуществлять грузоперевозки, для грузовых транспортных средств существует специальный отчетный документ – путевой лист. В данной статье мы рассмотрим формы листов, для каких случаев они нужны, и образец заполнения путевого листа грузового автомобиля, где указан порядок оформления документа.

Путевой лист — неотъемлемая часть работы грузоперевозчиков

Виды путевых документов

Путевые листы оформляются компанией-перевозчиком, в качестве которого может выступать как юридическое лицо, так и физическое. Грузоперевозки осуществляются исключительно на коммерческой основе. Благодаря этому документу, транспортная компания отчитывается за расходы, содержание ТС, его амортизацию. Грузовые машины требуют больших расходов, как на содержание, так и на топливо. К тому же по документу может быть начислена и зарплата водителя. Из путевого листа видно, сколько времени работник провел за рулем и какой километраж проехал.

Путевые листы бывают трех форм:

• форма № 1 – международная;
• форма № 2 – типовая для грузоперевозок грузовым транспортом;
• форма № 3 – типовая для перевозки грузов легковым транспортом.

Лист международного образца выписывается только на одну командировку.

Кроме того, путевые листы подразделяются на следующие виды, утвержденные еще в 1997 году и действующие до сих пор:

• форма 4-с – используется при сдельной оплате труда работника;
• форма 4-п – применяется в случае повременной оплаты, также данный документ выписывается, если необходимо доставить груз нескольким заказчикам;
• форма 4-м – для международных перевозок.

Форма 4-с применяется при сдельной оплате работников

Как заполнить документ

В машине у водителя, перевозящего грузы, обязательно должны присутствовать следующие обязательные документы:

• путевой лист;
• товарно-транспортная накладная;
• водительское удостоверение;
• свидетельство о регистрации ТС.

Порядок заполнения листов практически один и тот же. Документ выписывается на один день. Исключение составляют поездки, рассчитанные на дальние расстояния. Ответственный диспетчер на нем проставляет дату выдачи и номер, которые вносит в специальный журнал. В отчетном документе прописывается следующая информация:

• дата рейса;
• вид задания;
• в каком составе осуществляется доставка.

Ниже вносятся данные о машине:

• марка машины;
• регистрационный номер;
• гаражный номер.

Если имеется прицеп, то на него тоже вносятся аналогичные данные.

Следующим пунктом указываются данные водителя. Заполняется графа с номерами водительского удостоверения. При наличии в поездке напарника или же экспедиторов, то их данные также прописывают в документе.

В документе ставится подпись главного механика, который удостоверяет, что машина находится в исправном состоянии и готова к эксплуатации. Водитель также подписывается в листе, тем самым подтверждая факт осмотра ТС. С того момента, как шофер поставил свою подпись, ответственность за груз и машину ложится на его плечи. Это будет означать, что задание принято им к исполнению.

Данные километража вносятся в отдельную графу. Сначала заносят цифры на момент выезда машины, по возвращении рядом вносятся измененные после поездки данные. Вносится информация о расходе горючего (на момент выезда и по возвращении в гараж) с указанием его типа.

Образец заполнения путевого листа

Заполнение графы «Задание водителю»

Данная графа вызывает порой немало сложностей. Но она требует правильного оформления. Тут прописываются все адреса заказчиков, куда необходимо доставить груз, номера накладных. Заказчик в свою очередь проставляет на документе дату, подписывается и ставит печать. Эта мера является доказательством того, что водитель был в нужном месте и доставил вверенный ему груз.

Помимо этого порядок заполнения требует внесения сюда дополнительных данных о расстоянии до каждого отдельно взятого заказчика, тоннаже и наименовании груза.

В графу «количество ездок» вносится число, равное количеству совершенных водителем ходок. Все это характерно для примера заполнения формы 4-п. К данной форме могут прилагаться отрывные талоны, выступающие в качестве предъявляемого счета, по которым заказчик обязуется оплатить доставку товара. В них же заказчик прописывает следующую информацию:

• данные о машине;
• время доставки груза;
• время его разгрузки.

Талон заполняется в 2-х экземплярах, один остается у заказчика, а второй отправляется с водителем на предприятие, предоставившее услугу. Владелец ТС должен тщательно проверить внесенную информацию.

Медосмотр

Каждый водитель перед выездом должен пройти обязательное медицинское обследование. Это необходимо для безопасности, как самого работника, так и для обеспечения безопасного движения ТС. Следовательно, отметка врача на путевом листе обязательна.

Водитель должен проходить медосмотр перед каждым выездом

Возвращение на базу

Возвратившись обратно на базу, водитель сдает всю отчетную документацию диспетчеру, который проверяет правильность заполнения. По предоставленным данным производится расчет совершенного километража, расхода горючего и времени, проведенного в пути. На основании предоставленных данных водителю начисляется зарплата.

Если же не обошлось без поломок, то соответствующая информация вносится диспетчером в графу «Отметки»: что произошло, стоимость ремонта, средства, затраченные на запчасти.

После проверки документов водитель ставит подпись о том, что он сдал транспорт и заполняются следующие графы:

• № 12 – период работы оборудования;
• № 13 – время работы мотора;
• № 24 – номера совершенных поездок по порядку;
• № 25 — № ТТН;
• № 26 – время, затраченное на работу ТС;
• № 27 – перевезенное количество груза;
• № 28 – выполненная работа;
• № 29 – прописывается информация о грузоотправителе.

Данные, внесенные в эти графы, подтверждаются подписями диспетчера и водителя.

После всех манипуляций документ передается таксировщику, который производит расчеты стоимости совершенной поездки. Итоговую подпись ставит бухгалтер после проверки.

Таким образом, ничего сложного в заполнении путевого листа нет. Правильно заполненный документ не создаст в дальнейшем лишних проблем. Главное соблюдать инструкцию и порядок его заполнения. Представленный пример заполнения документа поможет разобраться в последовательности его заполнения.

Такие документы представляет собой учет расходов на ГСМ. Его наличие необходимо, чтобы подтвердить все затраты связанные на использование всех имеющихся автомобилей.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Они включают в себя зарплату водителей, платежи за аренду, ремонтные расходы и прочие затраты.

Эти документы должны составлять как организации, так и ИП, использующие для своей деятельности любой транспорт.

Для вождения легкового автомобиля, водитель должен иметь такие документы:

1. Удостоверение водителя, которое соответствует данной категории, при его отсутствии
   разрешение временное.
2. Документ, в котором содержатся регистрационные номера на транспорт.
3. Если перевозится груз, наличие товарно-транспортной накладной.
4. Разрешение на перевоз крупного, опасного и тяжелого груза.
5. По форме три, заполненный бланк.

В путевом листе должна быть такая информация:

1. Наименование путевого листа и его номер.
2. Информация о сроке действия этого документа.
3. Данные о собственнике транспорта.
4. Информация об автомобиле.
5. Данные о водителе.

Когда нужен?

Шофер должен иметь при себе этот документ, когда перевозятся: пассажиры, грузы и багажи. Этот документ учета, кроме, контроля над топливом, нужен, для того, чтобы отслеживать маршруты.

В случае, когда предприятием не ведется предпринимательской деятельности по оказанию транспортных услуг, то, может, путевой лист водитель при проверке не показывать. Но вместо этого документа должна быть доверенность на управление этого автомобиля.

Если эти документы отсутствуют, то вождение транспорта считается незаконным. Наличие доверенности
предоставляет управлять данным транспортом в течение указанного в ней срока. В бланке путевого листа кроме, того что указан срок действия этого документа, указан маршрут.

Но для контроля Горюче-смазочного материала, организации должны вести бланки путевого листа.

Как заполняется?

Предприятие, которое транспортные услуги предоставляет, должно выписывать эти документы ежедневно. Другим организациям разрешается разработать форму бланка самостоятельно.

Срок действия можно указать любой, но не больше одного месяца. Когда водитель командирован в другой регион, этот бланк заполняется на время командировки. Заполняются путевые листы бухгалтером или диспетчером.

Водитель должен проверить такие пункты:

1. Транспортное средство исправлено.
2. Показания спидометра.
3. Движение топлива.
4. Примечание, где указана стоянка с работающим двигателем.

Свою подпись водитель должен ставить, только убедившись в достоверности этих записей. При возвращении транспортного средства в гараж механик проверяет его исправность и ставит подпись.

Если автомобиль неисправен, указывает причину неисправности и какие были проведены ремонтные работы, для устранения этой неполадки.

Для подтверждения этих данных должны быть подписи и наличие чеков. На другой стороне бланка вносятся такие записи в каждом пункте назначения: время, когда прибыл, убыл и количество километров.

Когда водитель, доставляет груз, то заказчик, чтобы подтвердить достоверность записи ставит свою печать и подпись.

На обратной стороне документа указывается, сколько часов водитель находился за рулем и километраж.

По этим данным ведется начисление зарплаты, поэтому их необходимо проверять. Индивидуальные предприниматели обязаны заполнять форму бланков путевого листа ПЛ -1, если занимаются торгово – закупочной деятельностью и грузоперевозками.

Пошаговая инструкция заполнения путевого листа

Диспетчер заполняет бланк по образцу, где имеются такие записи:

• дата;
• режим работы;
• марка автомобиля и прицепа, если таков имеется;
• время, когда должен выехать и заехать;
• куда направляется; во сколько часов должен прибыть к заказчику.

Все эти записи подтверждаются подписью. Перед выездом из гаража выдаётся топливо с учетом его остатка.

При выезде из территории предприятия, механик должен проверить количество топлива, показания спидометра. Эти данные и время выезда заносит в бланк и ставит подпись. Необходимо также водителю пройти перед рейсом медосмотр.

Если водитель трезв и нет никаких признаков заболевания, медработник указывает время прохождения этой процедуры, ставит штамп, роспись и расшифровку своей подписи.

Такие необходимые осмотры, могут проводить медработники, имеющие сертификат или соответствующие учреждения, которые имеют лицензию.

Водитель транспортное средство, и бланк путевого листа принимает, проверяет соответствие записей и ставит подпись. Этот документ регистрируется в журнале. Результаты медосмотра также заносятся в журнал.

На обратной стороне указывается пункт: откуда выехал и куда должен прибыть. Часы когда: выехал с предприятия, прибыл в пункт назначения и убыл оттуда, вернулся в гараж, а также километраж.

На лицевой стороне бланка, указываются простои автомобиля в пробках с включенным двигателем, опоздания, ожидания.

Когда автомобиль на предприятие возвращается, проверяются показания спидометра, и заносится запись остатка горючего. Механик проверяет состояние автотранспорта и ставит подпись в графе о принятии автомобиля.

Заполненный образец

Путевой лист легкового автомобиля – лицевая сторона
Путевой лист легкового автомобиля – оборотная сторона

Как заполняется путевой лист?

В этом документе должны содержаться следующие пункты:

1. Дата, когда выдался документ.
2. Наименование рабочего режима.
3. Тип транспорта, его марка, номер гаража и автомобиля.
4. Время: выезда, прибытия в пункт назначения и убытия оттуда и возвращения на предприятие.
5. Показания количества топлива.

Этот документ заполняется диспетчером на один рабочий день и выдается водителю, при условии, если предыдущий бланк был сдан.

Когда продолжительность междугородных перевозок более двадцати четырех часов, то путевой лист составляется на срок этой командировки.

Для легковых автомобилей, которые не осуществляют перевозок пассажиров и грузов, и имеется у водителя доверенность, разрешается использовать собственные образцы бланков.

Штраф

Если отсутствует этот документ учета, штраф предусмотрен пятьсот рублей. Отсутствие медосмотра может рассматриваться как нарушение правил охраны труда, за которое предусмотрено наказание от одной до пяти тысяч рублей.

Ответственность за наличие и правильное заполнение этого документа лежит на руководителе предприятия. А также на должностных лицах, которые отвечают за эксплуатацию транспортного средства и принимают участие в заполнении бланка.

Водитель не допускается к заполнению этого документа, только ставит подписи, удостоверяющие прием и сдачу транспорта.

7. Заполнение реквизитов путевых листов производится последовательно в соответствии с настоящими указаниями и является обязательным для всех государственных, кооперативных и общественных предприятий, организаций и учреждений, имеющих как собственные, так и арендуемые грузовые автомобили.

8. Ответственность за правильное заполнение путевых листов несут руководители предприятий, организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

9. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером автотранспортного предприятия или уполномоченным на то лицом в следующей последовательности:

9.1. На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в диспетчерском журнале.

9.2. В строке "Режим работы" записывается код или наименование режима работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, в день субботника, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю.

9.3. В строке "Колонна, бригада" записываются номера колонны и бригады, в составе которых числятся автомобиль и водитель.

В строке "Автомобиль" записываются марка, государственный номер и тип автомобиля, а также его гаражный номер.

9.4. В строке "Водитель" записываются фамилия, инициалы, номер служебного удостоверения и класс водителя, работающего по данному путевому листу. В строке "Табельный номер" записывается номер, присвоенный водителю в автопредприятии.

9.5. В строках "Прицепы" записываются марки, государственные и гаражные номера прицепов и полуприцепов, выпускаемых на линию с автомобилем. Номера обменных прицепов и полуприцепов записываются по этим строкам в местах их перецепки.

9.6. В строке "Сопровождающие лица" записываются фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы, стажер и т.д.).

9.7. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графах 2 и 3 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику.

9.8. В разделе "Задание водителю" в графе 16 "В чье распоряжение" на основании заявки или разового заказа заказчика записывается наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания.

9.9. В графе 17 "Время прибытия" записывается время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора.

9.10. В графах 18 "Откуда взять груз" и 19 "Куда доставить груз" записываются адреса пунктов погрузки и разгрузки согласно заявке, разового заказа заказчика или по условиям договора.

9.11. В графе 20 "Наименование груза" записывается наименование предъявляемого к перевозке груза на основании заявки или разового заказа заказчика.

9.12. В графе 21 "Количество ездок с грузом" на основании заявки или разового заказа записывается количество ездок с грузом, необходимое для выполнения задания.

9.13. В графе 22 "Расстояние" записываются расстояния перевозок грузов, определяемые по данным дорожных органов, или по карте района (плану города) при помощи курвиметра, или по списку расстояний, составленному на основании актов замера или по показателям спидометра автомобиля (на сезонных перевозках), зафиксированным актом автотранспортного предприятия или организации и заказчика.

9.14. В графе 23 "Перевезти тонн" записывается количество груза, которое необходимо перевезти для заказчика.

Право изменения задания, указанного в разделе "Задание водителю", имеет только автотранспортное предприятие. Лишь в исключительных случаях заказчик может по согласованию с автотранспортным предприятием изменить задание с соответствующей записью в строках "Особые отметки". В этой же строке производится запись в случаях использования автомобиля по специальному назначению (органами милиции, врачами и т.д.).

9.15. На лицевой стороне путевого листа в строке "Выдать горючее" записывается прописью количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.

9.16. В строке "Подпись диспетчера" диспетчер своей подписью удостоверяет правильность заполненных им реквизитов путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения.

10. Заполнение путевого листа до выезда из гаража производится в следующей последовательности:

10.1. В разделе "Движение горючего" в графах 7, 9 и в соответствующих строках заправщик, техник по горюче - смазочным материалам (ГСМ) или уполномоченное на то лицо записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и удостоверяет эти записи своей подписью.

Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему, выданному в натуре.

10.2. На лицевой стороне врачом или другим медицинским работником при осуществлении предрейсового медицинского осмотра подписью удостоверяется состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем.

10.3. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 5 "Показания спидометра" механик контрольно - пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 6 "Время фактическое" штамп - часами проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража. В случае неисправности или отсутствия штамп - часов время записывается вручную в следующей последовательности: число, месяц, часы, минуты.

10.4. В разделе "Движение горючего" в графе 10 "Остаток при выезде" механик КПП или ОТК записывает количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей удостоверяет подписью в этой графе.

10.5. В строке "Подпись механика" механик КПП или ОТК удостоверяет подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке "Подпись водителя" - водитель подписью удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

11. Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности.

11.1. В графе 24 грузоотправитель записывает последовательно номера выполненных ездок. Запись предназначена для разнесения прилагаемых товарно - транспортных документов по ездкам.

11.2. В графе 25 "Номера приложенных товарно - транспортных накладных" грузоотправителем записываются все номера товарно - транспортных накладных, относящихся к данной ездке.

11.3. В графе 26 "Время прибытия" проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа грузоотправителю или грузополучателю у въездных ворот или на контрольно - пропускном пункте в пунктах погрузки или разгрузки (кроме станций железных дорог).

При отсутствии въездных ворот или контрольно - пропускного пункта указанная графа не заполняется, время прибытия в пункт погрузки или разгрузки проставляется в товарно - транспортной накладной (ТТН).

11.4. В графе 27 "Подпись и печать" грузоотправитель расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа.

12. Графа 28 "Отметки автопредприятия" может использоваться автопредприятием для отражения дополнительных учетных показателей работы автомобиля и прицепа.

13. В разделе "Простои на линии" работник службы техпомощи или уполномоченное на то лицо в соответствующих графах записывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

14. В строках "Особые отметки" на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов Госавтоинспекции, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).

16.2. В разделе "Движение горючего" в графе 13 "Коэффициент изменения нормы" записывает один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанного с работой автомобиля по повышенной норме расхода горючего, в графе 14 "Время работы спецоборудования" и графе 15 "Время работы двигателя" на основании соответствующих записей в приложенных к путевому листу ТТН записывает соответственно время работы спецоборудования и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно - разгрузочные механизмы и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность заполнения данных реквизитов диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.

16.3. В разделе "Последовательность выполнения задания" диспетчер в графе 24 записывает общее количество ездок, а в строке "ТТН в количестве" - общее количество сданных товарно - транспортных накладных. За общее количество сданных и принятых товарно - транспортных накладных водитель расписывается в строке "Сдал водитель", а диспетчер - в строке "Принял диспетчер".

Каждый профессиональный водитель знает, что такое путевой лист. Но далеко не всем известно как правильно оформить такой важный документ, чтобы не навлечь, ни на себя, ни на работодателя штрафов.

Что такое путевой лист

Путевой лист автомобиля – это официальный документ, который прилагают к товарно-транспортной накладной (если таковая имеется). Путевой лист помогает производить первичный учет работы транспорта, по данным, указанным в документе, водителю подсчитывают и начисляют заработную плату.

Выдать лист может диспетчер фирмы, либо же лицо, которое является его официальным представителем. Второй экземпляр выдают только в случае утери оригинала, либо при экстренных ситуациях. На практике такое случается довольно редко.

Примечательно и то, что один лист имеет юридическую силу лишь в течение одной рабочей смены или командировочного заезда (может длиться до нескольких дней).

На документе обязательно должны присутствовать такие элементы:

• Порядковый номер листа.
• Дата открытия путевки.
• Подпись того, то выдал документ.
• Печать организации.

Путевой лист составляют для того чтобы контролировать износ автомобиля и ограничить несанкционированные передвижения водителя. Это является возможным благодаря подсчету пробега автомобиля, который не должен значительно отклоняться от заданного маршрута.

Госкомитет РФ узаконил несколько основных видов путевых листов, каждая из которых соответствует определенному виду транспортного средства. Несоответствие между путевкой и видом средства передвижения считается нарушением и является основанием для штрафа.

Виды путевых листов

Существуют три вида путевок, которые считаются самыми распространенными и востребованными:

1. Форма N 4- c является типовым документом, который регламентирует сдельные условия труда. В данном случае оплата водителя начисляется в соответствии со средними (Едиными) тарифами, которые установлены в этой сфере.
2. N 4-п – это форма, которая предполагает сотрудничество и оплату по повременным тарифам.
3. Форма N 4-м используется при междугородних перевозках и доставках. Эта путевка отличается не только по географическому принципу, но и по внешнему виду: ее лицевую сторону украшает ярко-красная полоса с надписью «междугородние перевозки».

Как заполнять путевой лист для легкового автомобиля?

Для начала, следует понять, какие именно автомобили относятся к классу служебных легковых средств передвижения. В первую очередь – это транспортные средства небольшой грузоподъемности, которые официально принадлежат юридическим лицам и их предприятиям. Такой транспорт может сдаваться в аренду, причем вместе с водителем.

Путевка – это важнейший документ, который служит не только страховкой для обеих сторон, но и позволяет правильно рассчитывать оплату труда после выполнения задания. Никакая расписка или устная договоренность не может заменить путевой лист.

Бланки путевок заказывают в типографии или печатают прямо в канцелярии производства. Хранить их нужно на складе или в сейфе, а выдавать строго по необходимости. Испорченные шаблоны списываются, при этом их номера заносятся в реестр во избежание недостач при пересчетах.

Неважно, использует ли транспорт предприятие-собственник или арендатор, водитель все равно должен получить .

Заполняет путевку диспетчер или лицо, уполномоченное выполнять его функции. Каждый новый рейс должен сопровождаться новым путевым листом.

Что указывается в путевом листе легкового автомобиля?

1. Фактическая дата выдачи листа.
2. Номер и серия документа.
3. ФИО водителя, на которого выписывается документ.
4. Подпись водителя (ставится именно в момент получения путевки, после проверки правильности информации) .
5. Дата и время возвращения с рейса.
6. Подпись лица, которое отвечает за прием и хранение путевых листов.

Это лучше знать

Постановление Госкомстата РФ № 78 регламентирует нормативные акты и документы для оформления путевых листов. Минус постановления в том, что его положения законны только по отношению к юридическим лицам.

На данный момент существует восемь основных форм, которые прибавились к первоначальному документу:

1. Форма №ЭСМ-2 – для строительного транспорта.
2. Форма №3 – для легкового транспорта.
3. Для транспорта специального назначения введена унифицированная форма №3спец.
4. Форма № 4 заполняется для осуществления услуг такси.
5. Форма №4-С – это стандарт для грузового автомобиля.
6. Для этой же цели введена и форма № 4-П.
7. Форма № 6 выдается водителям общественного транспорта.
8. № 6 спец. – для заказанных автобусов.

Заполнение лицевой стороны

Лицевая сторона документа состоит из множества граф, каждая из которых должна быть заполнена в соответствии с действующими правилами:

• Номер документа является обязательным полем, в которое нужно вписать буквенно-численное или просто численное значение. Порядок нумерации документов выбирает организация.
• Серия указывается только в том случае , если бланки были заранее изготовлены в типографии.
• Дата для однодневной поездки указывается в формате день-месяц-год. Для командировки нужно указать даты начала и конца поездки через тире.
• Название организации вписывается полностью , сюда же вносятся данные об адресе и телефонах фирмы, которая отправила водителя в поездку.
• Код ОКПО должен быть присвоен каждой организации , которая планирует заниматься легковыми и грузовыми перевозками.
• Марка автомобиля указывается полностью. Если транспорт не принадлежит фирме, а взят во временное пользование, в эту графу необходимо внести номер, серию, и дату заключения договора, который подтверждает факт проката.
• Номерной знак транспортного средства переписывается прямо с автомобиля. Указываются как буквенные значения, так и цифры.
• Графа гаражный номер – может оставаться незаполненной, если у фирмы есть только одна машина в распоряжении. Если их больше, то место пустовать не должно.
• Данные водителя указывают в формате «фамилия и инициалы».
• Табельный номер сотрудника должен быть присвоен ему организацией, которая принимала его на работу.
• Номер водительского удостоверения вписывается разборчиво . Это же касается и водительского класса.
• Графу «лицензионная карта» должны заполнять организации, которые занимаются пассажирскими перевозками, и имеют право на транспортировку 8 и более пассажиров.
• В пункте «в распоряжение » указывают фирму/организацию, в чье распоряжение поступает транспортное средство.
• Адрес подачи подразумевает точку , в которую был послан автомобиль.
• Время выезд а (из гаража/стоянки) указывают в формате чч:мм.
• Диспетчер ставит свою фамилию, инициалы, и подпись напротив графы «диспетчер-нарядчик».
• Механик указывает свои данные и подпись напротив одноименной графы. Этим он подтверждает свою ответственность за то, что выпустил автомобиль на наряд.
• Время возвращения указывается приблизительно (ориентируясь на километраж). Если же путевка выдана для командировки, нужно указать не только время прибытия, но и дату.
• Диспетчер-нарядчик расписывается и вписывает свои данные после приезда и проверки автомобиля. Если необходимо, он (она) делает специальные отметки, например, об опоздании.
• Графа «транспортное средство сдал…» подразумевает фамилию, инициалы, и подпись водителя, который выполнил задание и вернул автомобиль.

Расход топлива расписывается в специально отведенном в листе месте.

Здесь нужно указать:

• Марку топлива, которое использовал водитель.
• Количество горючего, которое выдала организация, и того, что пришлось покупать на заправках.
• Количества бензина/солярки в баке перед выездом.
• Остаток топлива после прибытия в гараж.
• Планируемый расход по распоряжению Министерства транспорта РФ от 14 марта 2008 года.
• Фактический расход.
• Данные со спидометра.
• Данные об экономии (если был такой факт).
• Данные о перерасходе (если зарегистрировано).
• Данные и подпись медицинского работника, выпускавшего водителя в поездку.

Заполнение оборотной стороны

Не стоит забывать о том, что в каждой путевке, будь она унифицирована или разработана конкретным предприятием, должен быть указан четкий маршрут автомобиля.

Если этого не сделать, то любая проверка со стороны правоохранительных органов может закончиться внушительным штрафом для предприятия, которое выдало путевой лист.

Есть еще несколько моментов, на которые следует обратить внимание при оформлении обратной стороны документа:

1. Порядковый номер поездки должен соответствовать действительности, так как автомобиль не может совершить две поездки под одним и тем же номером, имея один и тот же путевой лист.
2. В графе «код заказчика» указывают лицо или организацию, для которой оказываются услуги. Каждому заказчику присваивается личный код. Следует обратить внимание на то, что командировки, которые занимают несколько дней, требуют другого заполнения графы: в нее нужно внести еще и точные даты поездки.
3. Место отправления – здесь нужно указать официальную точку старта автомобиля. Это нужно не только для того, чтобы расчет пробега был правильным, но и с целью предоставления отчетности самой фирмы.
4. Место (пункт) назначения – здесь нужно указать полный адрес точки, которая считается целью поездки. Для того, чтобы документ не вызывал лишних вопросов, лучше указать еще и название фирмы, которая отправила автомобиль.
5. Время отправления указывается по-разному для однодневной поездки, и для более продолжительной командировка. В первом случае нужно просто указать время, когда авто покинуло гараж/стоянку. Во втором же, нужно фиксировать время отбывания из каждого пункта, который посещает водитель.
6. Время прибытия указывается исходя из теоретических подсчетов . Водителю дают запас в несколько часов на случай непредвиденных обстоятельств.

Предприниматели и организации могут при осуществлении своей деятельности использовать для служебных целей легковой автотранспорт. Чтобы правильно организовывать его работу, учитывать время эксплуатации, а также избегать проблем с дорожными инспекциями субъекты бизнеса должны оформлять такой документ, как путевой лист легкового автомобиля форме 3 или иной разработанной формы с учетом нужд компании.

Для чего необходимо составлять путевые листы

Независимо от вида автотранспорта, и является ли он собственным или привлеченным по договорам аренды, нужно организовать правильно документальный учет его показателей эксплуатации.

Путевой лист легкового автомобиля надо составлять не только с целью обеспечения безопасного использования машины, но также и для правильного планирования расходов на него, обоснования затрат в целях налогообложения и т. д.

Ведь в выписанном документе свои отметки ставят не только контролер технического состояния и инспектор по медосмотру, но также и заправщик, диспетчер, бухгалтер, руководитель подразделения и т. д.

В нем фиксируется время выезда и заезда автомобиля, показания спидометра, остатки топлива, а также путь следования транспортного средства. Именно этот документ запрашивает инспектор ГИБДД, когда останавливает по дороге автомобиль.

Из этого документа он определяет кто владеет или использует машину, куда она следует и т. д. Данная информация нужна и администрации компании, чтобы определить используется автомобиль по назначению или нет.

Путевка является доказательством для партнеров по бизнесу, что услуги им оказаны.

Диспетчер производит расчет планового и фактического расхода топлива, определяя эффективность использования транспортного средства. Проверяющие с налоговой запрашивают именно путевой лист, который является первичным документом по учету работы, чтобы проверить правильность учета расходов для целей налогообложения.

Обязательно ли использовать путевые листы

Если владельцем выступает гражданин, и он осуществляет использование автомобиля в своих целях, и составлять путевку нет необходимости.

Когда легковой автомобиль принадлежит компании или используется ею для осуществления бизнеса, то чтобы получить возможность учитывать затраты на горючее, ремонт и т. д. она должна составлять путевку. Однако, если фирма применяет льготные режимы, например ЕНВД, патент, УСН «Доходы», то расходы для исчисления налогов учитывать не надо. Поэтому субъект может проигнорировать составление путевки.

бухпроффи

Важно! Но есть случаи, когда данный документ выписывать нужно обязательно - перевозка груза и пассажиров. Это требование закреплено на законодательном уровне. То есть, если деятельность субъекта связана с пассажирскими и транспортными перевозками, путевой лист надо использовать.

В этих случаях организацию или ИП могут оштрафовать за его отсутствие в соответствии с КоАП.

Изменение в оформлении документа в 2018 году

С 15 декабря 2017 года ИП и организации обязаны в путевом листе автомобиля независимо от его вида указывать свои ОГРИП или ОГРН (согласно приказа Минтранса № 476 от 07.11.2017). Ранее этот реквизит не был среди обязательных элементов путевого листа - нужно было указывать только название субъекта, его организационную форму, адрес местонахождения и телефон. Поэтому с этого года нужно не забывать вписывать данный регистрационный номер.

Кроме этого, теперь нужно фиксировать не только показатели работы автотранспортного средства, но также делать отметку какой именно контролер технического состояния их зафиксировал, осмотрел машину и осуществил ее допуск на линию. Обязательным стало расшифровывать рядом с подписью фамилию и инициалов данных технических работников.

Скачать новый бланк путевого листа для легкового автомобиля на 2018 год

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в 2018 году

Лицевая часть

Начинать заполнение бланка нужно с указания его серии и порядкового номера. Проставление штампа в левом углу теперь стало необязательным. Под названием бланка вносится дата его создания.

В следующем поле нужно записать название компании, адрес расположения и контактный телефон. По новым требованиям в эту графу теперь также заносится ОГРН фирмы.

В таблице в правой части проставляется код компании по ОКПО.

В нижней графе указывается полные Ф.И.О. водителя, далее его табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, доступные классы транспортных средств.

Следующие несколько полей заполняются специализированными транспортными компаниями. При оформлении лицензионных карточек они проставляют ее класс, а также указывают реквизиты в специально предназначенных графах.

Затем диспетчер указывает задание, которое водитель должен выполнять по путевке. Обычно здесь проставляются в чье распоряжение передается автомобиль, по какому адресу он должен подъехать, в какое время начинается и заканчивается работа. После проставления подписей диспетчер передает путевку водителю в руки.

На лицевой стороне также расположены графы для механика. Сначала он проверяет исправность автомобиля, проставляет данные спидометра и количество топлива на начало дня и заверить эти сведения проставлением подписи.

После этого водитель ставит подпись, подтверждая прием автомобиля и согласие с указанными выше данными.

При выполнении заправки автомобиля топливом заправщик указывает его количество, марку, и ставит свою подпись.

Диспетчер после возвращения автомобиля в гараж фиксирует дату и время этого события. Он также может занести сведения о простоях и нарушениях.

Механик после возвращения в гараж производит проверку, заносит в путевку сведения о спидометре и остатке в баке после возвращения. Далее он ставит подпись о приеме автомобиля, а водитель - о передаче и согласии с указанными показателями.

Диспетчер на основании записанных данных производит расчет нормативного расхода топлива, сравнивает с фактически использованным, и на основе этого выявляет перерасход либо экономию.

Оборотная сторона

Оборотную сторону путевки должен заполнять водитель самостоятельно. Он должен построчно фиксировать сведения о каждой поездке, адреса отправления и прибытия, время нахождения в дороге и километраж. Если в это время он обслуживает третьих лиц, то они могут ставить свои подписи в конце каждой строки.

В нижней части листа на основании указанных данных подводится итог времени работы и пройденному пути. Также здесь может быть указана зарплата водителю по данной путевке, рассчитанной исходя из времени либо километража.

Бухгалтерские проводки

При обработке путевок бухгалтер может делать следующие проводки:

Порядок хранения документа

Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта – приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.

Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.

А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.

Поэтому, если за данный период проверки не проводились, то и уничтожать данные документы компания не имеет права. Кроме этого приказ уточняет, что путевой лист может быть единственным документальным подтверждением вредных условий труда работника. В этом случае сохранять ее необходимо минимально 75 лет.

бухпроффи

Внимание! Также необходимо отметить, что путевка также является документом бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, на нее могут также распространяться требования НК и закона о ведении бухучета. Первый определяет, что документы нужно сохранять не меньше 4 лет, а второй - пять лет.

Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)

Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.

Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.

Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.

Еще один повод для штрафа - это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.

бухпроффи

Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.

Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.

Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/putevoj-list-legkovogo-avtomobilya.html

Путевой лист легкового автомобиля: образец заполнения скачать

Путевой лист – это отправной документ, отражающий итоги работы всего транспорта, в определённой организации. Его форма установлена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Но там есть дополнение к нему: данную форму предприятия могут не использовать, а просто разработать свою.

Что должно быть указано в путевом листе легкового автомобиля

Диспетчер обязан заполнить путёвку (форма 3, её могут применять только транспортные и бюджетные организации), и выдать водителю в руки. В неё требуется вписать такие сведения:

1. Время выдачи (число, месяц, год), главное, чтобы число в учётном журнале и путёвки совпадали.
2. Вписывают в строке «Режим работы», предназначенный для этого код, или определение учётного рабочего времени, например: внеурочное время, командировка, выходной день, обычный и т. д. По этим всем данным, будет насчитываться заработная плата.
3. В строке «Автомобиль» необходимо написать данные автомашины: модель, её марку, тип кузова, Гос. номер и гаражный так же.
4. Если будет применяться прицеп/полуприцеп, информацию вносят в строчку «Прицепы».
5. Если нужно сопровождение определённых лиц, это помечается в разделе «Сопровождающие лица».
6. В графе «Работа водителя и авто», вносится точное время отправки и возврата транспорта.

При возврате ТС:

1. Механик заполняет колонку:
   • глава 2 «Работа водителя и машины», вписав дату, месяц, и год возврата в гараж;
   • глава 4 «Сведения спидометра»;
   • глава 10 правильно отметить «Остаток топлива после возвращения»;
   • «Движение горючего», расписаться, в доказательство правильности написанного.
2. На дальнейшей стадии подключают техника ГСМ, если нет диспетчера, он берёт талоны у водителя, и вписывает всё в главу №11 – «Сдано», и подписывается.
3. В строчке «Сдал», водитель должен подписаться. Эта будет подтверждать передачу механику ТС, что оно находится полностью в исправном состоянии. И механик своей росписью на месте «Принял», удостоверяет этим, что проверку произвёл, и машина исправна.
4. Водитель сдаёт путёвку диспетчеру, а он должен подписаться в «Принял диспетчер», и зафиксировать в своём журнале.

Скачать образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в формате XLS.

Как правильно заполнять путевой лист легкового автомобиля

Необходимо включать нижеперечисленные реквизиты:

• название документа;
• число, месяц, год составления;
• название организации (от какой был проведён документ);
• суть хозяйственной функции;
• оценка хозяйственного и денежного эквивалента;
• данные должностных лиц, которые отвечают за выполнение конкретной операции, и законность её оформления;
• персональные росписи, означенных лиц.

Заполнение лицевой стороны

1. Номер: это первый реквизит, и требует обязательного заполнения. Такая нумерация, не должна повторяться. Разрабатывает, только та организация, к которой принадлежит данный транспорт, пример 0000098, или ПВ 00064.
2. Серия: заполняют, если бланки напечатаны в типографии.
3. Дата: выписывают не больше, чем на месяц (например, командировка), если всего на несколько дней, тогда необходимо вписывать время (пример: 5–6.11.2012).
4. Организация: указать её название, телефон, адрес.
5. Код ОКПО (Общероссийского классификатора предприятий и организаций), его присваивают всем.
6. Марка машины, если арендуется, то нужно вписать договор аренды.
7. Гос. номер.

   А номер гаража вписывается, когда на предприятии стоит на балансе не один автомобиль, а более. Взамен гаражного разрешено вписывать инвентарный номер машины.

8. Данные водителя (ФИО).
9. Табельный номер: его присваивают в организации.
10. Номер водительского документа.
11. Класс.
12. В графу распоряжение: когда машина отдана в аренду, или для предоставления других услуг, указывают Фамилию этого лица. Когда выписывают на больший срок, вписывается наименование этой организации.
13. Адрес: куда обязан приехать транспорт для предстоящей работы.
14. Время отправления: вносится конкретное время. Если предполагается поездка не на один день, а больше, ставится: число, месяц, год.
15. Диспетчер: обязан подписаться и вписать данные (ф. и. о.).
16. Механик: роспись и ф. и. о., а перед выездом машина должна пройти осмотр на исправность. Вначале механик осматривает, если вопросов нет, подписывает. А водитель может расписаться в том, что машину принял в рабочем состоянии.
17. Время возврата: прописывается.
18. Диспетчер ставит свою подпись, фамилию и инициалы, этим он подтверждает время появления транспорта в гараже. Если надо отмечает: простои, задержки, ожидания и т. д.
19. Подпись водителя, доказывает то, что им был сдан автомобиль в целости и сохранности.
20. В правом углу внизу, прописывается вся информация о горючем: его марка, количество (когда имеется своя заправка), если нет вносят информацию об АЗС.
21. Объём топлива перед отправлением на линию.
22. Остаток топлива при приезде в гараж.
23. Норма топлива, которое может израсходовать данный автомобиль, рассчитывают по нижеприведённой формуле: по факту = объём топливного бака перед отъездом + объём заправленного топлива – объём при возврате.
24. Данные спидометра после возврата – данные спидометра при возврате.
25. Механик ставит свою подпись и дату, доказывая и фиксируя этим: время возврата, расход горючего, данные спидометра.
26. Экономия и перерасход горючего, если он есть, вписываем.
27. Мед. сестра: её роспись, фамилия, инициалы, этим подтверждая, что водитель может приступить к работе, он здоров.
28. Поставить личную печать предприятия по норме = Расстояние х Норма затрат горючего / 100

Заполнение оборотной стороны

1. Номер: все поездки машины нужно записывать под своим номером.
2. Код клиента: если оказываются коммерческие услуги.
3. Пункт отправки: адрес отправки и название организации.
4. Пункт прибытия: координаты места предназначения.
5. Время отправления, когда предполагается однодневная поездка, ставят дату выезда из гаража. Когда больше, чем на день, целесообразно указывать конкретное время каждого выезда.
6. Время прибытия к пункту назначения.
7. Показания о пробеге (желательно, по каждому пробегу).
8. Подписывается конкретное лицо, которое использовало автомобиль.

Образец написания путевого листа легкового автомобиля

Практика «произвольного» путевого листа, позволяется исключительно только для легковых автомобилей, и только если при этом они не перевозят пассажиров или груз. Для образца берём форму № 3.

Первая сторона:

• серия, номер, время регистрации;
• название конкретного предприятия;
• Гос. Номер автомобиля, его марка;
• основные сведения о водителе и правах;
• сведения о поручении данному водителю;
• информация об исправности машины.

Обратная сторона:

• номер по возрастанию;
• шифр клиента;
• пункт отправки/назначения;
• дата отъезда/возврата;
• километраж пути;
• роспись водителя.

• сколько времени (в часах);
• насчитывают заработную плату, за проделанный километраж;
• подписывается сотрудник, который этот расчёт проделал, и вносится расшифровка.

Ответственность за погрешности, какие были допущены при оформлении бланка, падает на руководителей предприятий (заказчика и грузоперевозчика), или на лиц, которые уполномочены выполнять конкретную работу.

К ним относится технический персонал, который несёт ответственность за работу автотранспорта: заправщики, механики ОТК. И те, которые отвечают за заполнение путёвки это - диспетчера грузоперевозок.

Источник: http://prostopozvonite.com/avtopravo/doc/putevoj-list.html

Путевой лист легкового автомобиля - как заполнить?

Путевым листом (по-простому - «путевкой») называется специальный документ первичного характера, с помощью которого ведется учет деятельности водителя транспортного средства, контролируется маршрут и пробег автомашины.

Выдается путевка водителю каждый день.

Разные виды транспорта имеют различные унифицированные формы этого документа, которые подготовлены и внедрены в конце 1997 года Госкомитетом статистики России.

Сотрудники ГИБДД имеют право проверять путевые листы у водителей механических транспортных во время их передвижения.

Организации, занимающиеся грузовыми либо пассажирскими перевозками, обязательно должны использовать путевые листы.

Бланк путевого листа

Для путевого листа легковой автомашины утверждена специальная форма под номером 3, удобная для заполнения.

Правильное оформление ее осуществляется согласно требованиям, изложенным в Инструкции, регулирующей механизм проведения расчета за перевозку автотранспортом.

Ниже вы можете скачать онлайн бесплатно образец бланка и пример заполнения путевки.

Скачать Бланк путевого листа легкового автомобиля.xls Скачать Образец заполнения путевого листа.xls

В классификаторе ОКУД форме присвоен код - 0345002.

Выдают путевку на каждую рабочую смену для исполнения работ, обычно, не больше, чем у двух заказчиков, кроме отправления водителя в командировочные поездки по заданию организации с использованием служебного легкового автомобиля.

Выдача данного документа водителю производится под роспись ответственным работником , при этом ранее выданная путевка должна сдаваться заполненной.

Во время выдачи необходимо проверить, чтобы на бланке обязательно стояло число и печать организации.

Разделы путевки, где фиксируется результаты работы легковой автомашины, особые отметки и задания для водителя, должны заполняться инженерно-техническими работниками, отвечающими за результат подобной работы.

Порядок заполнения путевых листов

Оформление путевого листа происходит в соответствии с Постановлением Российского Государственного комитета по статистике №78 , где утверждены унифицированные формы первичных документов учета работы в автотранспорте. Распространение действия этого постановления касается лишь на юридических лиц.

Для путевых листов всего существует 8 таких утвержденных форм.

Бланк путевки лист обязан обладать такими реквизитами:

• порядковым номером;
• наименованием;
• сроком действия;
• данными , касающимися собственника автотранспорта;
• сведениями, касающимися автотранспорта;
• данными на водителя.

Наряду с этим в путевке обязательна запись даты и времени указывающие, когда были проведены предрейсовый и послерейсовый водительские медосмотры.

Обязательна также подпись медработника, проводившего осмотр и ее расшифровка.

Заполнение лицевой стороны

Чтобы понятно было, каков порядок заполнения путевка, рассмотрим это на условном примере со следующими данными:

• в качестве организации будет Общество с ограниченной ответственностью «Автопредприятие»;
• служебным автотранспортом - ВАЗ - 21099 с государственным номером - а234аи9;
• условным водителем будет: Преображенский Станислав Васильевич;
• механиком - Рогачев Борис Николаевич;
• диспетчером - Стародубский Роберт Тимофеевич.
• до выезда на смену в топливном бачке , допустим, оставалось 15 литров бензина.
• за весь период использования путевки величина пробега составила 215 километров , а бензина было заправлено - 45 литров.

На лицевой стороне формы путевого листа имеются следующие поля:

• Порядковый номер путевого листа - реквизит требующий обязательного заполнения. Организация сама разрабатывает нумерацию с применением как цифр, так и букв, которая не повторяется.

Пример : 0000134 либо ВР00045. Если бланк путевки изготовлен в типографии способом, может указываться еще и серия.

• Указание даты также обязательно . Выдается любая путевка на одни сутки или на месячный срок. Когда путевка выдается на не один день, следует указать период, например: 21-28.09. 2015.
• Непременно указывается организация с наименованием, адресом, телефонами.

Пример: ООО «Автопредприятие», г. Санкт-Петербург ул. Ломоносова 264, тел. 365-23-18-44.

• Обязательно заполнения кода ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий, организаций), который имеется у каждого предприятия.
• В соответствующей графе указывается марка автотранспорта. (Наш пример - ВАЗ - 21099).
• При наличии арендных отношений, указывается арендный договор с номером, датой и собственником транспорта. (Пример: согласно арендного договора №137-б от 21.11.2014г с ООО » Автопредприятие»).
• В графе «госномер» - записывается государственный номерной знак автотранспорта (у нас: а234аи96).
• Если в организации большой гараж , где содержится много автомашин, в путевом листе может указываться номер гаражный. Вместо него допустимо указание инвентарного номера транспортного средства, который ему присваивается, как основному средству.
• В графе «водитель» - указываются данные на водителя (наш пример - Преображенский Станислав Васильевич)
• Данные табельного номера, который присвоен водителю на предприятии, отмечаются в соответствующей графе.
• Также в бланке путевки указывается классность автоводителя и его водительское удостоверение (серия и номер).
• Заполняется графа, где указывается, для какой организации подается транспорт (ООО «Автопредприятие»).
• Когда автомобиль передан, чтобы оказывать услуги какому-либо лицу или в аренду , то записываются данные этого физического или юрлица (ФИО или название фирмы).
• При выписке путевки более чем на один день, конкретных пользователей может быть несколько. В графе «В распоряжение» указывается наименование организации (у нашего случая - ООО «Автопредприятие»), расшифровка же данных того, кто пользовался работой автомашины, приводится на обороте, где расписывается с расшифровкой конкретное лицо.
• Для адреса прибытия автомобиля существует графа - «Адрес подачи».
• Момент отъезда из гаража проставляется в графе «Время выезда». При многодневной путевке, кроме времени необходимо записать число, когда осуществлен выезд.
• ФИО работника диспетчерской службы , выдававшего задание для водителя, а также его подпись проставляются в граф - «Диспетчер - нарядчик». В нашем случае: Стародубский Р. Т.
• ФИО работника механической службы , который выпускает автотранспорт в работу, а также его роспись проставляется в графе: «Механик». У нас - Рогачев Б. Н. До отъезда из гаража у автотранспорта автомехаником делается проверка работоспособности ведущих узлов. При нормальной работе агрегатов путевка подписывается механиком.
• Подпись водителя означает, что автотранспорт в момент приема имеет рабочее состояние.

В момент возвращения обратно в гараж в соответствующей графе проставляется время, а при многодневных путевках еще и дата. Эти цифры подтверждает подписью диспетчер. Он же отмечает возможные опоздания, путевой простой и так далее.

Водителем ставится подпись с расшифровкой о факте сдачи автомашины.

Снизу справа на путевке расписывают сведения об используемом бензине:

• Указывается марка заправляемого бензина.
• Записывается сколько бензина получено от самого предприятия , если имеется собственная заправка, либо отмечается сколько было заправлено на АЗС. В нашей ситуации - 45 литров.
• Проставляется - сколько бензина осталось в топливном баке транспортного средства в момент выезда из гаража, в нашем примере - 15 литров.
• Отмечается количество бензина в момент возвращения автотранспорта.
• Указывается нормативы расхода для данной марки автомобиля .

Согласно Методичке о нормах расходования топлива и ГСМ на автотранспорте (см. Распоряжение Министерства транспорта РФ № АМ 23 р от 14.03.08г.).

При отсутствии в перечне Методички марки автотранспорта, используемого вашим предприятием, определение норматива происходит, ориентируясь на аналогичный по техническим характеристикам, автомобиль (схожесть габаритов, равные объемы двигателей и так далее).

• Расчет нормативного расхода осуществляется по такой схеме: расход по нормативу равен величине пробега, умноженному на норму расходования бензина, поделенное на сто.
• Фактический расход - это объем бензина израсходованного за период эксплуатации автомашины по данной путевке. Расчет его происходит так: фактический расход равен объему бензина в баке до выезда на линию плюс объем залитого в автомашину бензина минус объем бензина в баке в момент возвращения.

В отдельной графе записываются показания на спидометре после возвращения в гараж, в нашем примере: 215 километров.

Автомехаником фиксируется: когда автомашина возвратилась в гараж, каковы данные на спидометре и каков расход бензина. Подтверждается все это его росписью.

В случае величины фактического расхода бензина меньшей величины нормативного расхода, заполняется графа по экономии бензина, а при перерасходе, когда фактический расход преобладает над нормативным, сведения об этом записываются в графе перерасхода.

• Графу «Медсестра» заполняет допускающий медработник , делая роспись и расшифровку, ниже ставится оттиск печати предприятия.

Заполнение оборота путевки

Заполнение на оборотной стороне путевого листа сведений о конечной точке поездки обязательно, иначе такой документ не будет подтверждать произведенные расходы на приобретенные горюче-смазочные материалы.

На обороте путевки заполняются следующие позиции:

• Порядковый номер - каждая поездка записывается под своим номером.

При оказании автотранспортом услуг по коммерции, чтобы можно было идентифицировать клиентуру в отдельном поле выписываются коды заказчиков, но если выписывается многодневная путевка, сюда заносятся числа, когда осуществлялись поездки.

• В месте отправления указывается адрес отправки автомобиля. Сюда же добавляется наименование находящейся там организации.
• В месте назначения записывается адрес назначения поездки автомашины, с указанием наименования той организации.
• В графе «Времени выезда» указываются часы и минуты отъезда с территории гаража. При многодневной путевке в этой графе фиксируются все поездки.
• Соответствующие записи делают и в графе «Время возвращения».
• В графе «Пройдено» записываются сведения о количестве пройденных километров, каждая поездка расписывается по отдельности.
• В конце путевого листа водитель ставит подпись с расшифровкой.

Почему необходим медосмотр водителей?

Федеральный Закон №196 от 1995 года обязывает водителей всех автотранспортных средств, которые принадлежат юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям, пройти медицинские осмотры перед выездом из гаража.

Соблюдение контроля за этим положением лежит в ведении трудовой и транспортной инспекций.

С этой целью заключается договор с какой-либо сертифицированной медицинской структурой либо принимается штатная медицинская сестра, имеющая необходимую профквалификацию, при этом ей обеспечивается соответствующие законодательству условия.

В ином случае, при совершении дорожно-транспортного происшествия с участием служебного транспорта, отвечать придется руководителю организации.

Возможные претензии к путевому листу со стороны налоговой инспекции

Со стороны налоговой инспекции пристальное внимание уделяется проверке путевых листов, как к документу, подтверждающему расходы на горюче-смазочные материалы.

Налоговые структуры обычно высказывают претензии (не всегда обоснованно) в таких ситуациях:

• При составлении путевого листа свыше одного дня . В то же время судебные органы в большинстве случаев в этом вопросе принимают сторону налогоплательщика.
• Когда работник использует личный автотранспорт для выполнения служебного задания. Судами же зачастую высказывается противоположная точка зрения. Все-таки, когда компенсация в связи с использованием собственной автомашины по работе выливается в кругленькую сумму, целесообразнее выписать путевой лист.
• В случае несоответствия сведений в путевом листе и других документов: данных в чеках с АЗС, транспортной накладной и т. п.
• Несоответствие вечерних и утренних показателей спидометра у служебных автомашин.