Привезти товары на свой склад, обеспечить производство сырьем или доставить готовую продукцию покупателю. Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное - правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов.

Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.

Для индивидуальных предпринимателей путевые листы также являются обязательными. Их формы приведены в приказе Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте".

Согласно Уставу автомобильного транспорта РФ путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства данному юридическому (физическому) лицу, осуществляющему перевозки.

Путевой лист дает право водителю на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения установленного в нем задания, а также на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специального пропуска.

При приеме груза к перевозке водитель-экспедитор предприятия-перевозчика предъявляет грузоотправителю водительское удостоверение и путевой лист.

ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВОГО ЛИСТА ОРГАНИЗАЦИЯМИ

Этим же Приказом определен порядок заполнения путевых листов, обязательный для всех предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды и других законных основаниях.

Если предприниматель нанимает на работу водителей, то путевые листы оформляет он сам или специально назначенное им лицо. Если индивидуальный предприниматель лично управляет автомобилем, то он и оформляет себе путевой лист. Так же как и для юридических лиц, путевой лист для индивидуального предпринимателя оформляется только на один рабочий день. Более длительный срок действителен в случае, когда время выполнения задания вне места постоянной стоянки автотранспорта превышает одни сутки (смену).

Порядок заполнения путевого листа у индивидуального предпринимателя аналогичен тому, который был описан в предыдущем разделе, но форма документа иная. По окончании работы путевой лист заверяется личной подписью предпринимателя.

ОБРАБОТКА ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ

Путевой лист остается у предприятия-перевозчика и служит основанием для учета транспортной работы автомобиля. В этой статье мы не будем подробно разбирать вопросы таксировки, нормирования расходов топлива и исчисления зарплаты водителя.
Напомним лишь, что фактическое количество израсходованных ГСМ при покупке за наличный расчет подтверждается путевым листом и чеками ККМ, которые сдаются в бухгалтерию (с авансовым отчетом) и позволяют списать эти расходы на себестоимость. Наличные деньги на закупку ГСМ выдаются водителю под отчет. После истечения установленного приказом руководителя срока водитель составляет авансовый отчет по форме N АО-1.

При обработке путевых листов расход горючего определяется по общему пробегу и/или выполненной работе автомобиля в тонно-километрах за день (смену). При подведении итогов работы на оборотной стороне путевого листа в разделе "Расход горючего" указываются наряду с фактическими расходами ГСМ также расходы по нормам, установленным в организации.

Предприниматели и организации могут при осуществлении своей деятельности использовать для служебных целей легковой автотранспорт. Чтобы правильно организовывать его работу, учитывать время эксплуатации, а также избегать проблем с дорожными инспекциями субъекты бизнеса должны оформлять такой документ, как путевой лист легкового автомобиля форме 3 или иной разработанной формы с учетом нужд компании.

Для чего необходимо составлять путевые листы

Независимо от вида автотранспорта, и является ли он собственным или привлеченным по договорам аренды, нужно организовать правильно документальный учет его показателей эксплуатации.

Путевой лист легкового автомобиля надо составлять не только с целью обеспечения безопасного использования машины, но также и для правильного планирования расходов на него, обоснования затрат в целях налогообложения и т. д.

Ведь в выписанном документе свои отметки ставят не только контролер технического состояния и инспектор по медосмотру, но также и заправщик, диспетчер, бухгалтер, руководитель подразделения и т. д.

В нем фиксируется время выезда и заезда автомобиля, показания спидометра, остатки топлива, а также путь следования транспортного средства. Именно этот документ запрашивает инспектор ГИБДД, когда останавливает по дороге автомобиль.

Из этого документа он определяет кто владеет или использует машину, куда она следует и т. д. Данная информация нужна и администрации компании, чтобы определить используется автомобиль по назначению или нет.

Путевка является доказательством для партнеров по бизнесу, что услуги им оказаны.

Диспетчер производит расчет планового и фактического расхода топлива, определяя эффективность использования транспортного средства. Проверяющие с налоговой запрашивают именно путевой лист, который является первичным документом по учету работы, чтобы проверить правильность учета расходов для целей налогообложения.

Обязательно ли использовать путевые листы

Если владельцем выступает гражданин, и он осуществляет использование автомобиля в своих целях, и составлять путевку нет необходимости.

Когда легковой автомобиль принадлежит компании или используется ею для осуществления бизнеса, то чтобы получить возможность учитывать затраты на горючее, ремонт и т. д. она должна составлять путевку. Однако, если фирма применяет льготные режимы, например ЕНВД, патент, УСН «Доходы», то расходы для исчисления налогов учитывать не надо. Поэтому субъект может проигнорировать составление путевки.

бухпроффи

Важно! Но есть случаи, когда данный документ выписывать нужно обязательно - перевозка груза и пассажиров. Это требование закреплено на законодательном уровне. То есть, если деятельность субъекта связана с пассажирскими и транспортными перевозками, путевой лист надо использовать.

В этих случаях организацию или ИП могут оштрафовать за его отсутствие в соответствии с КоАП.

Изменение в оформлении документа в 2018 году

С 15 декабря 2017 года ИП и организации обязаны в путевом листе автомобиля независимо от его вида указывать свои ОГРИП или ОГРН (согласно приказа Минтранса № 476 от 07.11.2017). Ранее этот реквизит не был среди обязательных элементов путевого листа - нужно было указывать только название субъекта, его организационную форму, адрес местонахождения и телефон. Поэтому с этого года нужно не забывать вписывать данный регистрационный номер.

Кроме этого, теперь нужно фиксировать не только показатели работы автотранспортного средства, но также делать отметку какой именно контролер технического состояния их зафиксировал, осмотрел машину и осуществил ее допуск на линию. Обязательным стало расшифровывать рядом с подписью фамилию и инициалов данных технических работников.

Скачать новый бланк путевого листа для легкового автомобиля на 2018 год

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в 2018 году

Лицевая часть

Начинать заполнение бланка нужно с указания его серии и порядкового номера. Проставление штампа в левом углу теперь стало необязательным. Под названием бланка вносится дата его создания.

В следующем поле нужно записать название компании, адрес расположения и контактный телефон. По новым требованиям в эту графу теперь также заносится ОГРН фирмы.

В таблице в правой части проставляется код компании по ОКПО.

В нижней графе указывается полные Ф.И.О. водителя, далее его табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, доступные классы транспортных средств.

Следующие несколько полей заполняются специализированными транспортными компаниями. При оформлении лицензионных карточек они проставляют ее класс, а также указывают реквизиты в специально предназначенных графах.

Затем диспетчер указывает задание, которое водитель должен выполнять по путевке. Обычно здесь проставляются в чье распоряжение передается автомобиль, по какому адресу он должен подъехать, в какое время начинается и заканчивается работа. После проставления подписей диспетчер передает путевку водителю в руки.

На лицевой стороне также расположены графы для механика. Сначала он проверяет исправность автомобиля, проставляет данные спидометра и количество топлива на начало дня и заверить эти сведения проставлением подписи.

После этого водитель ставит подпись, подтверждая прием автомобиля и согласие с указанными выше данными.

При выполнении заправки автомобиля топливом заправщик указывает его количество, марку, и ставит свою подпись.

Диспетчер после возвращения автомобиля в гараж фиксирует дату и время этого события. Он также может занести сведения о простоях и нарушениях.

Механик после возвращения в гараж производит проверку, заносит в путевку сведения о спидометре и остатке в баке после возвращения. Далее он ставит подпись о приеме автомобиля, а водитель - о передаче и согласии с указанными показателями.

Диспетчер на основании записанных данных производит расчет нормативного расхода топлива, сравнивает с фактически использованным, и на основе этого выявляет перерасход либо экономию.

Оборотная сторона

Оборотную сторону путевки должен заполнять водитель самостоятельно. Он должен построчно фиксировать сведения о каждой поездке, адреса отправления и прибытия, время нахождения в дороге и километраж. Если в это время он обслуживает третьих лиц, то они могут ставить свои подписи в конце каждой строки.

В нижней части листа на основании указанных данных подводится итог времени работы и пройденному пути. Также здесь может быть указана зарплата водителю по данной путевке, рассчитанной исходя из времени либо километража.

Бухгалтерские проводки

При обработке путевок бухгалтер может делать следующие проводки:

Порядок хранения документа

Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта – приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.

Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.

А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.

Поэтому, если за данный период проверки не проводились, то и уничтожать данные документы компания не имеет права. Кроме этого приказ уточняет, что путевой лист может быть единственным документальным подтверждением вредных условий труда работника. В этом случае сохранять ее необходимо минимально 75 лет.

бухпроффи

Внимание! Также необходимо отметить, что путевка также является документом бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, на нее могут также распространяться требования НК и закона о ведении бухучета. Первый определяет, что документы нужно сохранять не меньше 4 лет, а второй - пять лет.

Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)

Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.

Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.

Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.

Еще один повод для штрафа - это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.

бухпроффи

Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.

Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.

Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/putevoj-list-legkovogo-avtomobilya.html

Путевой лист легкового автомобиля: образец заполнения скачать

Путевой лист – это отправной документ, отражающий итоги работы всего транспорта, в определённой организации. Его форма установлена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Но там есть дополнение к нему: данную форму предприятия могут не использовать, а просто разработать свою.

Что должно быть указано в путевом листе легкового автомобиля

Диспетчер обязан заполнить путёвку (форма 3, её могут применять только транспортные и бюджетные организации), и выдать водителю в руки. В неё требуется вписать такие сведения:

1. Время выдачи (число, месяц, год), главное, чтобы число в учётном журнале и путёвки совпадали.
2. Вписывают в строке «Режим работы», предназначенный для этого код, или определение учётного рабочего времени, например: внеурочное время, командировка, выходной день, обычный и т. д. По этим всем данным, будет насчитываться заработная плата.
3. В строке «Автомобиль» необходимо написать данные автомашины: модель, её марку, тип кузова, Гос. номер и гаражный так же.
4. Если будет применяться прицеп/полуприцеп, информацию вносят в строчку «Прицепы».
5. Если нужно сопровождение определённых лиц, это помечается в разделе «Сопровождающие лица».
6. В графе «Работа водителя и авто», вносится точное время отправки и возврата транспорта.

При возврате ТС:

1. Механик заполняет колонку:
   • глава 2 «Работа водителя и машины», вписав дату, месяц, и год возврата в гараж;
   • глава 4 «Сведения спидометра»;
   • глава 10 правильно отметить «Остаток топлива после возвращения»;
   • «Движение горючего», расписаться, в доказательство правильности написанного.
2. На дальнейшей стадии подключают техника ГСМ, если нет диспетчера, он берёт талоны у водителя, и вписывает всё в главу №11 – «Сдано», и подписывается.
3. В строчке «Сдал», водитель должен подписаться. Эта будет подтверждать передачу механику ТС, что оно находится полностью в исправном состоянии. И механик своей росписью на месте «Принял», удостоверяет этим, что проверку произвёл, и машина исправна.
4. Водитель сдаёт путёвку диспетчеру, а он должен подписаться в «Принял диспетчер», и зафиксировать в своём журнале.

Скачать образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в формате XLS.

Как правильно заполнять путевой лист легкового автомобиля

Необходимо включать нижеперечисленные реквизиты:

• название документа;
• число, месяц, год составления;
• название организации (от какой был проведён документ);
• суть хозяйственной функции;
• оценка хозяйственного и денежного эквивалента;
• данные должностных лиц, которые отвечают за выполнение конкретной операции, и законность её оформления;
• персональные росписи, означенных лиц.

Заполнение лицевой стороны

1. Номер: это первый реквизит, и требует обязательного заполнения. Такая нумерация, не должна повторяться. Разрабатывает, только та организация, к которой принадлежит данный транспорт, пример 0000098, или ПВ 00064.
2. Серия: заполняют, если бланки напечатаны в типографии.
3. Дата: выписывают не больше, чем на месяц (например, командировка), если всего на несколько дней, тогда необходимо вписывать время (пример: 5–6.11.2012).
4. Организация: указать её название, телефон, адрес.
5. Код ОКПО (Общероссийского классификатора предприятий и организаций), его присваивают всем.
6. Марка машины, если арендуется, то нужно вписать договор аренды.
7. Гос. номер.

   А номер гаража вписывается, когда на предприятии стоит на балансе не один автомобиль, а более. Взамен гаражного разрешено вписывать инвентарный номер машины.

8. Данные водителя (ФИО).
9. Табельный номер: его присваивают в организации.
10. Номер водительского документа.
11. Класс.
12. В графу распоряжение: когда машина отдана в аренду, или для предоставления других услуг, указывают Фамилию этого лица. Когда выписывают на больший срок, вписывается наименование этой организации.
13. Адрес: куда обязан приехать транспорт для предстоящей работы.
14. Время отправления: вносится конкретное время. Если предполагается поездка не на один день, а больше, ставится: число, месяц, год.
15. Диспетчер: обязан подписаться и вписать данные (ф. и. о.).
16. Механик: роспись и ф. и. о., а перед выездом машина должна пройти осмотр на исправность. Вначале механик осматривает, если вопросов нет, подписывает. А водитель может расписаться в том, что машину принял в рабочем состоянии.
17. Время возврата: прописывается.
18. Диспетчер ставит свою подпись, фамилию и инициалы, этим он подтверждает время появления транспорта в гараже. Если надо отмечает: простои, задержки, ожидания и т. д.
19. Подпись водителя, доказывает то, что им был сдан автомобиль в целости и сохранности.
20. В правом углу внизу, прописывается вся информация о горючем: его марка, количество (когда имеется своя заправка), если нет вносят информацию об АЗС.
21. Объём топлива перед отправлением на линию.
22. Остаток топлива при приезде в гараж.
23. Норма топлива, которое может израсходовать данный автомобиль, рассчитывают по нижеприведённой формуле: по факту = объём топливного бака перед отъездом + объём заправленного топлива – объём при возврате.
24. Данные спидометра после возврата – данные спидометра при возврате.
25. Механик ставит свою подпись и дату, доказывая и фиксируя этим: время возврата, расход горючего, данные спидометра.
26. Экономия и перерасход горючего, если он есть, вписываем.
27. Мед. сестра: её роспись, фамилия, инициалы, этим подтверждая, что водитель может приступить к работе, он здоров.
28. Поставить личную печать предприятия по норме = Расстояние х Норма затрат горючего / 100

Заполнение оборотной стороны

1. Номер: все поездки машины нужно записывать под своим номером.
2. Код клиента: если оказываются коммерческие услуги.
3. Пункт отправки: адрес отправки и название организации.
4. Пункт прибытия: координаты места предназначения.
5. Время отправления, когда предполагается однодневная поездка, ставят дату выезда из гаража. Когда больше, чем на день, целесообразно указывать конкретное время каждого выезда.
6. Время прибытия к пункту назначения.
7. Показания о пробеге (желательно, по каждому пробегу).
8. Подписывается конкретное лицо, которое использовало автомобиль.

Образец написания путевого листа легкового автомобиля

Практика «произвольного» путевого листа, позволяется исключительно только для легковых автомобилей, и только если при этом они не перевозят пассажиров или груз. Для образца берём форму № 3.

Первая сторона:

• серия, номер, время регистрации;
• название конкретного предприятия;
• Гос. Номер автомобиля, его марка;
• основные сведения о водителе и правах;
• сведения о поручении данному водителю;
• информация об исправности машины.

Обратная сторона:

• номер по возрастанию;
• шифр клиента;
• пункт отправки/назначения;
• дата отъезда/возврата;
• километраж пути;
• роспись водителя.

• сколько времени (в часах);
• насчитывают заработную плату, за проделанный километраж;
• подписывается сотрудник, который этот расчёт проделал, и вносится расшифровка.

Ответственность за погрешности, какие были допущены при оформлении бланка, падает на руководителей предприятий (заказчика и грузоперевозчика), или на лиц, которые уполномочены выполнять конкретную работу.

К ним относится технический персонал, который несёт ответственность за работу автотранспорта: заправщики, механики ОТК. И те, которые отвечают за заполнение путёвки это - диспетчера грузоперевозок.

Источник: http://prostopozvonite.com/avtopravo/doc/putevoj-list.html

Путевой лист легкового автомобиля - как заполнить?

Путевым листом (по-простому - «путевкой») называется специальный документ первичного характера, с помощью которого ведется учет деятельности водителя транспортного средства, контролируется маршрут и пробег автомашины.

Выдается путевка водителю каждый день.

Разные виды транспорта имеют различные унифицированные формы этого документа, которые подготовлены и внедрены в конце 1997 года Госкомитетом статистики России.

Сотрудники ГИБДД имеют право проверять путевые листы у водителей механических транспортных во время их передвижения.

Организации, занимающиеся грузовыми либо пассажирскими перевозками, обязательно должны использовать путевые листы.

Бланк путевого листа

Для путевого листа легковой автомашины утверждена специальная форма под номером 3, удобная для заполнения.

Правильное оформление ее осуществляется согласно требованиям, изложенным в Инструкции, регулирующей механизм проведения расчета за перевозку автотранспортом.

Ниже вы можете скачать онлайн бесплатно образец бланка и пример заполнения путевки.

Скачать Бланк путевого листа легкового автомобиля.xls Скачать Образец заполнения путевого листа.xls

В классификаторе ОКУД форме присвоен код - 0345002.

Выдают путевку на каждую рабочую смену для исполнения работ, обычно, не больше, чем у двух заказчиков, кроме отправления водителя в командировочные поездки по заданию организации с использованием служебного легкового автомобиля.

Выдача данного документа водителю производится под роспись ответственным работником , при этом ранее выданная путевка должна сдаваться заполненной.

Во время выдачи необходимо проверить, чтобы на бланке обязательно стояло число и печать организации.

Разделы путевки, где фиксируется результаты работы легковой автомашины, особые отметки и задания для водителя, должны заполняться инженерно-техническими работниками, отвечающими за результат подобной работы.

Порядок заполнения путевых листов

Оформление путевого листа происходит в соответствии с Постановлением Российского Государственного комитета по статистике №78 , где утверждены унифицированные формы первичных документов учета работы в автотранспорте. Распространение действия этого постановления касается лишь на юридических лиц.

Для путевых листов всего существует 8 таких утвержденных форм.

Бланк путевки лист обязан обладать такими реквизитами:

• порядковым номером;
• наименованием;
• сроком действия;
• данными , касающимися собственника автотранспорта;
• сведениями, касающимися автотранспорта;
• данными на водителя.

Наряду с этим в путевке обязательна запись даты и времени указывающие, когда были проведены предрейсовый и послерейсовый водительские медосмотры.

Обязательна также подпись медработника, проводившего осмотр и ее расшифровка.

Заполнение лицевой стороны

Чтобы понятно было, каков порядок заполнения путевка, рассмотрим это на условном примере со следующими данными:

• в качестве организации будет Общество с ограниченной ответственностью «Автопредприятие»;
• служебным автотранспортом - ВАЗ - 21099 с государственным номером - а234аи9;
• условным водителем будет: Преображенский Станислав Васильевич;
• механиком - Рогачев Борис Николаевич;
• диспетчером - Стародубский Роберт Тимофеевич.
• до выезда на смену в топливном бачке , допустим, оставалось 15 литров бензина.
• за весь период использования путевки величина пробега составила 215 километров , а бензина было заправлено - 45 литров.

На лицевой стороне формы путевого листа имеются следующие поля:

• Порядковый номер путевого листа - реквизит требующий обязательного заполнения. Организация сама разрабатывает нумерацию с применением как цифр, так и букв, которая не повторяется.

Пример : 0000134 либо ВР00045. Если бланк путевки изготовлен в типографии способом, может указываться еще и серия.

• Указание даты также обязательно . Выдается любая путевка на одни сутки или на месячный срок. Когда путевка выдается на не один день, следует указать период, например: 21-28.09. 2015.
• Непременно указывается организация с наименованием, адресом, телефонами.

Пример: ООО «Автопредприятие», г. Санкт-Петербург ул. Ломоносова 264, тел. 365-23-18-44.

• Обязательно заполнения кода ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий, организаций), который имеется у каждого предприятия.
• В соответствующей графе указывается марка автотранспорта. (Наш пример - ВАЗ - 21099).
• При наличии арендных отношений, указывается арендный договор с номером, датой и собственником транспорта. (Пример: согласно арендного договора №137-б от 21.11.2014г с ООО » Автопредприятие»).
• В графе «госномер» - записывается государственный номерной знак автотранспорта (у нас: а234аи96).
• Если в организации большой гараж , где содержится много автомашин, в путевом листе может указываться номер гаражный. Вместо него допустимо указание инвентарного номера транспортного средства, который ему присваивается, как основному средству.
• В графе «водитель» - указываются данные на водителя (наш пример - Преображенский Станислав Васильевич)
• Данные табельного номера, который присвоен водителю на предприятии, отмечаются в соответствующей графе.
• Также в бланке путевки указывается классность автоводителя и его водительское удостоверение (серия и номер).
• Заполняется графа, где указывается, для какой организации подается транспорт (ООО «Автопредприятие»).
• Когда автомобиль передан, чтобы оказывать услуги какому-либо лицу или в аренду , то записываются данные этого физического или юрлица (ФИО или название фирмы).
• При выписке путевки более чем на один день, конкретных пользователей может быть несколько. В графе «В распоряжение» указывается наименование организации (у нашего случая - ООО «Автопредприятие»), расшифровка же данных того, кто пользовался работой автомашины, приводится на обороте, где расписывается с расшифровкой конкретное лицо.
• Для адреса прибытия автомобиля существует графа - «Адрес подачи».
• Момент отъезда из гаража проставляется в графе «Время выезда». При многодневной путевке, кроме времени необходимо записать число, когда осуществлен выезд.
• ФИО работника диспетчерской службы , выдававшего задание для водителя, а также его подпись проставляются в граф - «Диспетчер - нарядчик». В нашем случае: Стародубский Р. Т.
• ФИО работника механической службы , который выпускает автотранспорт в работу, а также его роспись проставляется в графе: «Механик». У нас - Рогачев Б. Н. До отъезда из гаража у автотранспорта автомехаником делается проверка работоспособности ведущих узлов. При нормальной работе агрегатов путевка подписывается механиком.
• Подпись водителя означает, что автотранспорт в момент приема имеет рабочее состояние.

В момент возвращения обратно в гараж в соответствующей графе проставляется время, а при многодневных путевках еще и дата. Эти цифры подтверждает подписью диспетчер. Он же отмечает возможные опоздания, путевой простой и так далее.

Водителем ставится подпись с расшифровкой о факте сдачи автомашины.

Снизу справа на путевке расписывают сведения об используемом бензине:

• Указывается марка заправляемого бензина.
• Записывается сколько бензина получено от самого предприятия , если имеется собственная заправка, либо отмечается сколько было заправлено на АЗС. В нашей ситуации - 45 литров.
• Проставляется - сколько бензина осталось в топливном баке транспортного средства в момент выезда из гаража, в нашем примере - 15 литров.
• Отмечается количество бензина в момент возвращения автотранспорта.
• Указывается нормативы расхода для данной марки автомобиля .

Согласно Методичке о нормах расходования топлива и ГСМ на автотранспорте (см. Распоряжение Министерства транспорта РФ № АМ 23 р от 14.03.08г.).

При отсутствии в перечне Методички марки автотранспорта, используемого вашим предприятием, определение норматива происходит, ориентируясь на аналогичный по техническим характеристикам, автомобиль (схожесть габаритов, равные объемы двигателей и так далее).

• Расчет нормативного расхода осуществляется по такой схеме: расход по нормативу равен величине пробега, умноженному на норму расходования бензина, поделенное на сто.
• Фактический расход - это объем бензина израсходованного за период эксплуатации автомашины по данной путевке. Расчет его происходит так: фактический расход равен объему бензина в баке до выезда на линию плюс объем залитого в автомашину бензина минус объем бензина в баке в момент возвращения.

В отдельной графе записываются показания на спидометре после возвращения в гараж, в нашем примере: 215 километров.

Автомехаником фиксируется: когда автомашина возвратилась в гараж, каковы данные на спидометре и каков расход бензина. Подтверждается все это его росписью.

В случае величины фактического расхода бензина меньшей величины нормативного расхода, заполняется графа по экономии бензина, а при перерасходе, когда фактический расход преобладает над нормативным, сведения об этом записываются в графе перерасхода.

• Графу «Медсестра» заполняет допускающий медработник , делая роспись и расшифровку, ниже ставится оттиск печати предприятия.

Заполнение оборота путевки

Заполнение на оборотной стороне путевого листа сведений о конечной точке поездки обязательно, иначе такой документ не будет подтверждать произведенные расходы на приобретенные горюче-смазочные материалы.

На обороте путевки заполняются следующие позиции:

• Порядковый номер - каждая поездка записывается под своим номером.

При оказании автотранспортом услуг по коммерции, чтобы можно было идентифицировать клиентуру в отдельном поле выписываются коды заказчиков, но если выписывается многодневная путевка, сюда заносятся числа, когда осуществлялись поездки.

• В месте отправления указывается адрес отправки автомобиля. Сюда же добавляется наименование находящейся там организации.
• В месте назначения записывается адрес назначения поездки автомашины, с указанием наименования той организации.
• В графе «Времени выезда» указываются часы и минуты отъезда с территории гаража. При многодневной путевке в этой графе фиксируются все поездки.
• Соответствующие записи делают и в графе «Время возвращения».
• В графе «Пройдено» записываются сведения о количестве пройденных километров, каждая поездка расписывается по отдельности.
• В конце путевого листа водитель ставит подпись с расшифровкой.

Почему необходим медосмотр водителей?

Федеральный Закон №196 от 1995 года обязывает водителей всех автотранспортных средств, которые принадлежат юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям, пройти медицинские осмотры перед выездом из гаража.

Соблюдение контроля за этим положением лежит в ведении трудовой и транспортной инспекций.

С этой целью заключается договор с какой-либо сертифицированной медицинской структурой либо принимается штатная медицинская сестра, имеющая необходимую профквалификацию, при этом ей обеспечивается соответствующие законодательству условия.

В ином случае, при совершении дорожно-транспортного происшествия с участием служебного транспорта, отвечать придется руководителю организации.

Возможные претензии к путевому листу со стороны налоговой инспекции

Со стороны налоговой инспекции пристальное внимание уделяется проверке путевых листов, как к документу, подтверждающему расходы на горюче-смазочные материалы.

Налоговые структуры обычно высказывают претензии (не всегда обоснованно) в таких ситуациях:

• При составлении путевого листа свыше одного дня . В то же время судебные органы в большинстве случаев в этом вопросе принимают сторону налогоплательщика.
• Когда работник использует личный автотранспорт для выполнения служебного задания. Судами же зачастую высказывается противоположная точка зрения. Все-таки, когда компенсация в связи с использованием собственной автомашины по работе выливается в кругленькую сумму, целесообразнее выписать путевой лист.
• В случае несоответствия сведений в путевом листе и других документов: данных в чеках с АЗС, транспортной накладной и т. п.
• Несоответствие вечерних и утренних показателей спидометра у служебных автомашин.

Путевой лист легкового автомобиля - это первичный документ, который отражает результаты работы транспорта в конкретной организации. Более того, этот документ необходим для расчета заработной платы водителям. Как оформить путевой лист легкового автомобиля, вы узнаете из статьи ниже.

Что такое путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.

Путевые листы в организации должны выдаваться на все автомобили, которые она использует, включая арендованные.

Говоря об организации в контексте данной статьи, мы имеем в виду и ИП, так как они также могут являться владельцами автопарка.

Путевой лист выписывается, как правило, на смену или на один рабочий день. Однако законодатель предусмотрел вариант оформления документа на месяц, например в случае командировки водителя.

Более того, если одним автомобилем управляют несколько водителей, то на каждого должен быть выписан свой маршрутный лист.

Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.

Кроме того, управление транспортным средством без путевого листа запрещается в следующих случаях:

1. При перевозке граждан с багажом.
2. При транспортировке грузов автобусом, трамваем, троллейбусом, легковым или грузовым автомобилями.

Путевой лист также вправе запросить сотрудники ГИБДД. За отсутствие документа у водителя ч. 2 ст. 12.13 КоАП предусмотрено предупреждение или штраф - 500 рублей.

Несмотря на то что форма утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, в нем есть оговорка о том, что эту форму организации применять не обязаны - они вправе разработать свой образец и использовать его для учета расхода ГСМ.

Кроме того, постановлением № 78 не утверждается форма листа для ИП, она рекомендована только юридическим лицам. ИП разрабатывают свою форму самостоятельно.

Однако утвержденный в организации образец путевого листа автомобиля должен содержать в себе обязательные реквизиты:

• название и номер документа;
• информацию о сроках действия;
• информацию о водителе;
• сведения о легковом автомобиле;
• сведения о владельце автомобиля.

Разработчики могут помимо обязательных реквизитов включить в путевой лист другую информацию, которая учитывает особенности эксплуатации легкового автомобиля на конкретном предприятии.

Минфин разъяснил, что применение «самовольного» путевого листа возможно только для легковых автомобилей, и то если они не транспортируют груз или пассажиров.

Образец путевого листа легкового автомобиля

В качестве образца путевого листа предлагаем вашему вниманию утвержденную Форму № 3.

Итак, путевой лист легкового автомобиля содержит в себе 2 стороны одного документа - лицевую и оборотную. Как правило, путевой лист изготавливается в типографии.

Лицевая сторона включает в себя следующие реквизиты:

• серия, номер и дата оформления документа;
• наименование организации;
• марка машины и госномер;
• данные водителя и его прав;
• информация о задании водителю;
• сведения о технической исправности автомобиля.

Оборотная сторона путевого листа легкового автомобиля состоит из таблицы, в которой имеется 6 граф:

• номер по порядку;
• код заказчика;
• место отправления/назначения;
• время выезда/возвращения;
• пройденный километраж;
• подпись водителя.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц (образец)?

Путевой лист должен оформляться на каждый автомобиль, который используется в организации. Законодатель предусмотрел, что документ может быть заполнен как на один день, так и на месяц.

Документ заполняется уполномоченным лицом. Водитель допускается к записям только в части, его касающейся.

В наименовании листа должен быть указан тип транспортного средства, например легковой автомобиль. Далее уполномоченное лицо организации проставляет порядковый номер и ставит штамп организации.

Как правило, время выезда и заезда автомобиля в парк, а также его километраж проставляются все тем же уполномоченным лицом за его подписью.

Несколько слов о назначении ответственных лиц. Приказом руководителя организации конкретному работнику вменяются обязанности по управлению автомобильным парком. Может быть введена специальная должность, например механик или начальник гаража. Наименование должности роли не играет - главное, чтобы в должностной инструкции работника были детально прописаны его обязанности, в том числе о предосмотре автомобиля перед выездом и заполнении путевых листов.

Срок хранения путевых листов - 5 лет.

На предприятии должен вестись журнал учета движения путевых листов. Он состоит из следующих граф:

• порядковый номер документа;
• дата его оформления;
• ФИО и табельный номер водителя;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи водителя, уполномоченного лица и бухгалтера;
• примечания.

Все путевые листы, выданные в организации, должны быть записаны в данном журнале.

Таким образом, путевой лист должен выдаваться на все автомобили, имеющиеся в автопарке конкретной организации. Документ оформляется на один день (смену) или на месяц. Если автомобилем управляют несколько водителей, то путевой лист выписывается на каждого. Бланки подлежат строгой отчетности , сведения о них заносятся в специальный журнал.

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

ФАЙЛЫ

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

• его техническое состояние;
• пройденный километраж;
• часы работы водителя;
• совершенные переезды в течение смены;
• расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

• дата его составления;
• название организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
• государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
• данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

• кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
• адрес подачи;
• время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
• подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

• адрес, с которого автомобиль выехал,
• место назначения,
• время выезда и возвращения,
• пройденный километраж,
• подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.