На работу грузового транспорта каждая компания должна оформлять путевые листы, независимо является ли он ее собственностью или она его арендует. Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.

Обязательная форма путевого листа не предусмотрена законодательством. Компания имеет право самостоятельно разрабатывать бланк, исходя из собственных нужд.

Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и , которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.

Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк - при повременной системе оплаты.

Путевой лист грузового автомобиля выписывается ответственными лицами в компании на один день или смену. В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.

Путевой лист грузового автомобиля образец заполнения

Разберем на примере как заполнить путевой лист.

Лицевая сторона

Компания ставит на нем свой фирменный штамп. Документ должен иметь номер, который определяется при регистрации его в специальном журнале, а также дату его заполнения.

При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.

Ниже записываются Ф.И.О. водителя, его табельный номер и реквизиты прав на управление транспортным средством.

Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.

В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра. В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.

Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж. После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.

Перед выездом на линию медик должен осмотреть шофера и поставить на путевки допуск в виде штампа.

Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.

В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д

Оборотная сторона

На оборотной стороне водитель или представитель организации-заказчика делает записи о ходе выполнения задания: во сколько и куда прибыла машина, количество и номера сопроводительных документов. Все эти данные желательно заверить печатями и подписями ответственных лиц контрагентов. Таблица визируется диспетчером и шофером.

Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.

В нижней таблице диспетчер заносит результаты по расходу топлива, рассчитанные при применении норм и по факту использования горючего. Далее проставляется время работы машины с расшифровкой по видам периодов. В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.

Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.

Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.

Нюансы

В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица - механика, диспетчера и самого водителя.

Описание общих процедур по ведению путевых листов грузового автомобиля. Рассмотрены виды и формы путевых листов, порядок их заполнения для предприятий, а так же последующая обработка и хранение путевых листов.

Следует сразу оговориться, что данное руководство разработано для применения еще во времена СССР, и соответственно стоит его использовать, только в частях не противоречащих .

I. Общие указания

1. Путевые листы для грузового автомобиля изготавливаются трех видов:

• типовая междуведомственная форма (сдельная), применяемая при осуществлении перевозок грузов на условиях оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам Единых тарифов на перевозки грузов автомобильным транспортом;
• типовая междуведомственная форма (повременная), применяемая при выполнении работы автомобилем по перевозке грузов на условиях оплаты за работу автомобиля по повременным тарифам;
• ведомственная форма (междугородная), применяемая при выполнении работы грузовым автомобилем по перевозке народнохозяйственных грузов в междугородном сообщении в соответствии с положениями об организации междугородных автомобильных перевозок грузов, утверждаемыми в установленном порядке Советами Министров союзных республик и уставами автомобильного транспорта союзных республик. На лицевой стороне этой формы путевого листа наносится полоса красного цвета с типографской надписью "междугородные перевозки".

2. Изготовление бланков путевых листов с типографской нумерацией (как документов строгой отчетности) производится Госкомиздатом СССР по заказам министерств, ведомств и других организаций в количествах, удовлетворяющих потребность в них.

Бланки междугородных путевых листов формы N 4-м изготавливаются Госкомиздатом СССР только по заказам органов управления автомобильным транспортом общего пользования союзных республик.

3. Снабжение путевыми листами предприятий, организаций и учреждений производится централизованно их вышестоящими организациями в установленном порядке.

Бланки междугородных путевых листов грузовыми автостанциями или другими предприятиями автомобильного транспорта общего пользования, на которые в данной местности возложена организация междугородных перевозок грузов, могут выдаваться в подотчет предприятиям, организациям и учреждениям других ведомств, когда предприятия автомобильного транспорта общего пользования не имеют возможности выполнить междугородные перевозки грузов и эти перевозки разрешают осуществить ведомственным автотранспортом.

4. Бланки хранятся на складах предприятий, организаций, учреждений и по мере потребности выдаются под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию автотранспорта (заведующему гаражом, начальнику эксплуатации, диспетчеру и др.).

5. Путевые листы формы N N 4-с, 4-п, оформленные в соответствии с настоящей инструкцией, выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. На более длительный срок при междугородных перевозках грузов путевые листы формы N 4-м выдаются только в случае, когда водитель выполняет перевозки в течение более суток. Выдаваемый путевой лист должен обязательно иметь штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

6. Путевые листы формы N N 4-с, 4-п, 4-м хранятся совместно с товарно - транспортными накладными.

II. Заполнение путевых листов

7. Заполнение реквизитов путевых листов производится последовательно в соответствии с настоящими указаниями и является обязательным для всех государственных, кооперативных и общественных предприятий, организаций и учреждений, имеющих как собственные, так и арендуемые грузовые автомобили.

8. Ответственность за правильное заполнение путевых листов несут руководители предприятий, организаций, учреждений, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

Участие водителя в заполнении путевого листа не допускается, за исключением подписей, удостоверяющих прием (при выезде) и сдачу (при возвращении) автомобиля.

9. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером автотранспортного предприятия или уполномоченным на то лицом в следующей последовательности:

9.1. На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи (число, месяц, год), которая должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в диспетчерском журнале.

9.2. В строке "Режим работы" записывается код или наименование режима работы (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежедневный учет рабочего времени, работа в выходной или праздничный день, в день субботника, работа по графику или вне графика и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю.

9.3. В строке "Колонна, бригада" записываются номера колонны и бригады, в составе которых числятся автомобиль и водитель.

В строке "Автомобиль" записываются марка, государственный номер и тип автомобиля, а также его гаражный номер.

9.4. В строке "Водитель" записываются фамилия, инициалы, номер служебного удостоверения и класс водителя, работающего по данному путевому листу. В строке "Табельный номер" записывается номер, присвоенный водителю в автопредприятии.

9.5. В строках "Прицепы" записываются марки, государственные и гаражные номера прицепов и полуприцепов, выпускаемых на линию с автомобилем. Номера обменных прицепов и полуприцепов записываются по этим строкам в местах их перецепки.

9.6. В строке "Сопровождающие лица" записываются фамилии и инициалы лиц, сопровождающих автомобиль для выполнения задания (грузчики, экспедиторы, стажер и т.д.).

9.7. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графах 2 и 3 записывается время (часы и минуты) выезда и возвращения автомобиля по графику.

9.8. В разделе "Задание водителю" в графе 16 "В чье распоряжение" на основании заявки или разового заказа заказчика записывается наименование заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания.

9.9. В графе 17 "Время прибытия" записывается время (в часах и минутах) прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке, разовому заказу или графику работы автомобиля по условиям договора.

9.10. В графах 18 "Откуда взять груз" и 19 "Куда доставить груз" записываются адреса пунктов погрузки и разгрузки согласно заявке, разового заказа заказчика или по условиям договора.

9.11. В графе 20 "Наименование груза" записывается наименование предъявляемого к перевозке груза на основании заявки или разового заказа заказчика.

9.12. В графе 21 "Количество ездок с грузом" на основании заявки или разового заказа записывается количество ездок с грузом, необходимое для выполнения задания.

9.13. В графе 22 "Расстояние" записываются расстояния перевозок грузов, определяемые по данным дорожных органов, или по карте района (плану города) при помощи курвиметра, или по списку расстояний, составленному на основании актов замера или по показателям спидометра автомобиля (на сезонных перевозках), зафиксированным актом автотранспортного предприятия или организации и заказчика.

9.14. В графе 23 "Перевезти тонн" записывается количество груза, которое необходимо перевезти для заказчика.

Право изменения задания, указанного в разделе "Задание водителю", имеет только автотранспортное предприятие. Лишь в исключительных случаях заказчик может по согласованию с автотранспортным предприятием изменить задание с соответствующей записью в строках "Особые отметки". В этой же строке производится запись в случаях использования автомобиля по специальному назначению (органами милиции, врачами и т.д.).

9.15. На лицевой стороне путевого листа в строке "Выдать горючее" записывается прописью количество горючего, необходимое к выдаче для выполнения задания с учетом остатка горючего предыдущего дня работы.

9.16. В строке "Подпись диспетчера" диспетчер своей подписью удостоверяет правильность заполненных им реквизитов путевого листа и наличие у водителя водительского удостоверения.

10. Заполнение путевого листа до выезда из гаража производится в следующей последовательности:

10.1. В разделе "Движение горючего" в графах 7, 9 и в соответствующих строках заправщик, техник по горюче - смазочным материалам (ГСМ) или уполномоченное на то лицо записывает количество выданного горючего, а также серии и номера выданных талонов на горючее и удостоверяет эти записи своей подписью.

Количество горючего, выданного талонами, приравнивается к горючему, выданному в натуре.

10.2. На лицевой стороне врачом или другим медицинским работником при осуществлении предрейсового медицинского осмотра подписью удостоверяется состояние здоровья водителя и возможность допуска его к управлению автомобилем.

10.3. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 5 "Показания спидометра" механик контрольно - пропускного пункта (КПП) или отдела технического контроля (ОТК) записывает показание спидометра при выезде автомобиля на линию, а в графе 6 "Время фактическое" штамп - часами проставляет фактическое время выезда автомобиля из гаража. В случае неисправности или отсутствия штамп - часов время записывается вручную в следующей последовательности: число, месяц, часы, минуты.

10.4. В разделе "Движение горючего" в графе 10 "Остаток при выезде" механик КПП или ОТК записывает количество горючего, находящегося в баках автомобиля при выезде, и правильность всех сделанных записей удостоверяет подписью в этой графе.

10.5. В строке "Подпись механика" механик КПП или ОТК удостоверяет подписью передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии и разрешение на выезд из гаража, а в строке "Подпись водителя" - водитель подписью удостоверяет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

11. Заполнение путевого листа на линии производится в следующей последовательности.

В разделе "Последовательность выполнения задания" формы N 4-с:

11.1. В графе 24 грузоотправитель записывает последовательно номера выполненных ездок. Запись предназначена для разнесения прилагаемых товарно - транспортных документов по ездкам.

11.2. В графе 25 "Номера приложенных товарно - транспортных накладных" грузоотправителем записываются все номера товарно - транспортных накладных, относящихся к данной ездке.

11.3. В графе 26 "Время прибытия" проставляется время (часы и минуты) предъявления шофером путевого листа грузоотправителю или грузополучателю у въездных ворот или на контрольно - пропускном пункте в пунктах погрузки или разгрузки (кроме станций железных дорог).

При отсутствии въездных ворот или контрольно - пропускного пункта указанная графа не заполняется, время прибытия в пункт погрузки или разгрузки проставляется в товарно - транспортной накладной (ТТН).

11.4. В графе 27 "Подпись и печать" грузоотправитель расписывается и ставит печать, подтверждая правильность заполненных им реквизитов путевого листа.

12. Графа 28 "Отметки автопредприятия" может использоваться автопредприятием для отражения дополнительных учетных показателей работы автомобиля и прицепа.

13. В разделе "Простои на линии" работник службы техпомощи или уполномоченное на то лицо в соответствующих графах записывает причину простоя, дату и время начала и окончания простоя и удостоверяет эти записи своей подписью.

14. В строках "Особые отметки" на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов Госавтоинспекции, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).

15. При возвращении автомобиля в гараж заполнение путевого листа производится в следующей последовательности:

15.1. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 6 механик КПП или ОТК записывает или проставляет штамп - часами фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 5 "Показания спидометра".

15.2. В разделе "Движение горючего" механик КПП или ОТК заполняет графу 11 "Остаток при возврате" и расписывается под ней.

15.3. В разделе "Движение горючего" заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 12 "Сдано" и расписывается под ней.

15.4. В строке "Сдал" водитель подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке "Принял" подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки "Возвращение в гараж" раздела "Работа водителя и автомобиля" и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.

16. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо заполняет его в следующей последовательности:

16.1. В разделе "Работа водителя и автомобиля" в графе 4 "Нулевой пробег" по таблице расстояний записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.

16.2. В разделе "Движение горючего" в графе 13 "Коэффициент изменения нормы" записывает один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанного с работой автомобиля по повышенной норме расхода горючего, в графе 14 "Время работы спецоборудования" и графе 15 "Время работы двигателя" на основании соответствующих записей в приложенных к путевому листу ТТН записывает соответственно время работы спецоборудования и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно - разгрузочные механизмы и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность заполнения данных реквизитов диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.

16.3. В разделе "Последовательность выполнения задания" диспетчер в графе 24 записывает общее количество ездок, а в строке "ТТН в количестве" - общее количество сданных товарно - транспортных накладных. За общее количество сданных и принятых товарно - транспортных накладных водитель расписывается в строке "Сдал водитель", а диспетчер - в строке "Принял диспетчер".

III. Особенности заполнения путевых листов формы N 4-п и N 4-м

17. В путевом листе формы N 4-п в разделе "Задание водителю" в графе 16 "В чье распоряжение" на основании заявки или разового заказа заказчика диспетчером записывается наименование и адрес заказчика, в распоряжение которого должен прибыть автомобиль для выполнения задания, в графах 17 и 18 - плановое время прибытия и убытия, в графе 19 - плановое количество часов работы и в графе 20 - количество ездок по плану.

18. Путевой лист формы N 4-п имеет отрывной талон заказчика, который является основанием для предъявления автопредприятием счета на оплату транспортных услуг и прилагается к нему.

19. В отрывном талоне заказчик:

19.1. На основании предъявленного водителем путевого листа заполняет в соответствующих строках номер и дату выдачи путевого листа, наименование автопредприятия, на подвижном составе которого производится перевозка грузов, марки и государственные номера прибывших автомобиля и прицепов.

19.2. В строке "Заказчик" записывает наименование организации, фамилию и инициалы должностного лица, ответственного за использование автомобиля.

19.3. В строке "Время" указывает время при прибытии и убытии автомобиля от заказчика.

19.4. В строках "Спидометр" записывает показания спидометра при прибытии к заказчику и убытии от него.

19.5. В строке "Приложенные ТТН" вписывает номера ТТН, один экземпляр которых прилагается к путевому листу, и указывает их общее количество.

Приложение ТТН к путевому листу автомобиля, выделенного для работы с оплатой по повременным тарифам, не является основанием для изменения формы оплаты за работу автомобиля.

19.6. В строке "Количество ездок" проставляет общее количество выполненных ездок.

19.7. В строке "Подпись и штамп заказчика" расписывается и ставит штамп, подтверждая правильность заполнения реквизитов соответствующих строк путевого листа.

20. В разделе "Выполнение задания" заказчик записывает маршруты движения откуда - куда по каждой ездке и удостоверяет эти записи своей подписью.

21. В путевом листе формы N 4-м в разделе "Прохождение контрольного пункта УТЭП, КДП и ГАС":

• диспетчер автопредприятия в графе 26 записывает наименование контрольного пункта, пункта отдыха и ночлега, через которые должен следовать автомобиль, а также УТЭП, КДП и ГАС, на которых водитель получает загрузку автомобиля, в том числе и автомобилей, следуемых в попутном направлении, в графе 27.1 - дату и время их прохождения по графику;
• диспетчер УТЭП, КДП или ГАС в графе 27.2 записывает фактическое время и дату прохождения контрольного пункта, пунктов отдыха и ночлега, выводит отклонение от графика и записывает в графе 27.3 "Отклонение", в графе 28 расписывается и ставит штамп.

IV. Обработка путевых листов

22. Обработка путевых листов может производиться автоматизированным с применением ЭВМ, механизированным с применением ПВМ и КВМ и ручным способами.

Путевые листы, подлежащие автоматизированной обработке на ЭВМ, проходят предварительную обработку, которая заключается в кодировании информации (заполнении граф), подготовке и переносе информации на машинные носители.

23. При автоматизированной обработке путевых листов данные машинограмм, полученных с ЭВМ, могут не переноситься на бланки путевых листов. При этом машинограмма должна содержать показатели, соответствующие утвержденному разделу "Результаты работы автомобиля и прицепов".

24. В разделе "Результаты работы автомобиля и прицепов":

24.1. Расход горючего определяется по общему пробегу и выполненным тонно - километрам автомобиля за день (смену) его работы. При подведении итогов работы в путевом листе указываются наряду с фактическими расходами расходы по нормам, утвержденным для отдельных марок автомобилей.

24.2. Время в наряде в часах определяется с момента выезда автомобиля из гаража до его возвращения в гараж, за вычетом времени на обед и отдых водителя (согласно положению, существующему на автотранспорте). Целодневные простои из-за бездорожья, технических неисправностей и т.п. из часов в наряде исключаются.

Время в движении составляет разницу между временем в наряде и временем в простоях. Время в простоях определяется путем суммирования времени простоев под погрузкой и разгрузкой, времени на простои, вызванные техническими неисправностями автомобиля в пути, заменой резины, непроезжим состоянием дорог и др. Простои под погрузкой и разгрузкой определяются по записям о простоях, указанных в товарно - транспортных накладных.

Простои по техническим неисправностям и прочим причинам определяются по записям в разделе путевого листа "Простои на линии". Итоги по простоям даются отдельно по простоям под погрузкой и разгрузкой, сверхнормативным простоям и простоям, вызванным техническими неисправностями.

24.3. Количество ездок с грузом определяется путем подсчета всех ездок с грузом между пунктами погрузки и пунктами разгрузки.

24.4. Общий пробег автомобиля должен соответствовать разнице между показаниями спидометра при возвращении в гараж и при выезде из гаража.

Пробег с грузом равняется сумме расстояний по всем ездкам с грузом, указанным в ТТН.

Пробег без груза составляет разницу между общим пробегом и пробегом с грузом.

24.5. Общее количество перевезенного автомобилем груза определяется по товарно - транспортным накладным путем подсчета количества груза, доставленного в пункты назначения.

24.6. Тонно - километры определяются путем умножения количества (массы) перевезенного груза по каждой ездке (заезду) на расстояние каждой ездки (заезда) между пунктами погрузки и разгрузки.

Общее количество тонно - километров, сделанных грузовым автомобилем за день работы (смену), будет равно сумме тонно - километров по всем ездкам (заездам) с грузом.

25. Зарплата водителю указывается на основании данных таксировки всех товарно - транспортных накладных, приложенных к путевому листу.

Путевой лист грузового автомобиля - важный первичный учетный транспортный документ, который контролирует и оформляет работу транспортного средства организации, занимающейся перевозкой грузов, вне зависимости от её организационно-правовой формы. Путевой лист обязателен к оформлению наряду с товарной накладной для компаний перевозчиков. Утвержденная форма образца путевого листа , а также инструкция по её заполнению закреплена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26 ноября 2010 г. № 138 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению». Данная форма документа применима к внутриреспубликанским грузоперевозкам, а также к перевозкам в страны ближнего и дальнего зарубежья. После 18 февраля 2011 года используется утвержденный образец формы 2 (г) для путевых листов грузовых автомобилей . Вместе с тем, организация может разработать и утвердить свою форму аналогичного учетного документа. Закон это позволяет, но при условии наличия в ней всех необходимых для данного типа документа пунктов, как то:

• дата путевого листа;
• наименование перевозчика (печать);
• марка транспортного средства и его регистрационный знак;
• данные о водителе, номер удостоверения;
• отметка о прохождении водителем медицинского осмотра;
• отметка о техническом состоянии транспортного средства;
• данные спидометра, времени выезда/возвращения транспортного средства;
• информация о ТСМ (топливно-смазочных материалах);
• данные о работе водителя и транспортного средства;
• отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика (инженера, диспетчера, техника по учету ТСМ и др.), удостоверяющих прием/сдачу транспортного средства.

Графы, по которым информация отсутствует, разрешается не заполнять. Организации перевозчиков могут также вносить дополнительную информацию в путевой лист по своему усмотрению на основании своей производственной необходимости, не являющейся обязательной.

Необходимость регулярного заполнения путевого листа обусловлена бухгалтерским учетом расхода ТСМ, начислением заработной платы водителю, ведение общих расчетов за осуществляемые грузоперевозки и статистической отчетности в целом, обеспечения безопасности движения и выполнения норм материальной ответственности лиц, в пользование которых вверено то или иное транспортное средство.

Путевой лист грузового автомобиля выписывается водителю под расписку уполномоченным лицом за 1 рабочий день и при условии сдачи предыдущего путевого листа за день предыдущий. На более длительный срок путевой лист образца 2 (г) выдается при условии междугородних или международных перевозок.

В тех случаях, когда одно и то же транспортное средство эксплуатируется разными водителями в течение одного дня, в зависимости от маршрута и т.д., путевые листы выдаются на каждого водителя. Таким образом, уполномоченное лицо обязано подготовить несколько путевых листов на одно транспортное средство.

В целях обеспечения безопасности дорожного движения грузоперевозки без оформления путевого листа ЗАПРЕЩЕНЫ! Статья 40 Закона Республики Беларусь «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках», статья 12.7 КоАП РБ и другие нормативные документы устанавливают штрафы, лишения полученной прибыли (вплоть до лишения лицензии и запрете заниматься определенными видами деятельности) за отсутствие путевых листов у водителей, за некорректное их заполнение, за отсутствие подтверждения технической пригодности эксплуатируемого транспортного средства и т.д.

Краткая инструкция по заполнению путевого листа на грузовой автомобиль.

Предположим, что некая фирма ООО «Трансмагистраль», находящаяся в г. Витебске, ул. Ленина, 56, заключила договор на оказание транспортных услуг. Водитель-экспедитор Ляшенко С.В. (имеющий второй класс) получил задание:

6 августа на основании договора с ИП Сванидзе доставить из Витебска (пр. Мира 16) в г. Могилев (ул. Пирогова 8) офисную оргтехнику;

7 августа по договору с ЗАО «Машстрой» из г. Солигорска (ул. Солнечная, 15) в г. Борисов (ул. Гагарина, 9) перевезти запчасти. Экспедитору оформляется командировка на 2 дня: с 6 по 7 августа и путевой лист.

Пункты с 15 по 17 заполняются при возвращении автомобиля, когда фиксируется фак-тическое время возвращения транспортного средства, показа¬ния спидометра, расход топлива по норме/по факту результатов работы, марка топлива, пробег.

Разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа», графы «Для расчетов» в условиях автоматизированной обработки путевых листов не заполняются. При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных ТТН-1.

После сдачи путевого листа записываются рас¬стояния, коэффициент изменения нормы расхода топлива.

Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 141 от 31/12/2008 г. подробно указаны все предпосылки превышения коэффициента расхода топлива для любых типов транспорта, при любых погодных и дорожных условиях с учетом численности населения транзитных городов и т.д. Заполняя путевой лист, не лишним будет проверить информацию о коэффициенте там.

журнала учета путевых листов , который хранит сведения о выданных ранее путевых листах. Журнал также является документом строгой отчетности наряду с путевыми листами. На обложке указывается наименование компании, период, за который ведется журнал, должность и ФИО ответственного сотрудника, ведущего журнал учета. Все страницы журнала должны быть пронумерованы, листы прошнурованы и заверены печатью компании.

Формы утвержденных бланков документов всегда можно найти в открытом доступе на электронных ресурсах. Важно внимательно следить за всеми обновлениями нормативно-правовой базы и регулярно вносить соответствующие изменения в работу компании.

При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа» и «Для расчетов» не заполняются. При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных ТТН-1.

Везде ставятся подписи уполномоченных лиц, удостоверяющие сдачу автомобиля в исправном состоянии, удостоверяющие достоверность топливных показателей.

К путевому листу прилагается также по экземпляру талона с расчетом стоимости услуг для перевозчика и для заказчика, информация в которых дублируется. Талон фиксирует:

• номер путевого листа, дату;
• наименование перевозчика;
• марку, регистрационный знак транспортного средства;
• время и дату прибытия/убытия;
• показания спидометра на этом этапе;
• количество поездок;
• номера приложенных ТТН-1;
• данные о заказчике (наименование, должность, ФИО ответственного лица, печать).

Первую часть талона (экземпляр заказчика) передают заказчику вместе со счетом, вторая часть талона (экземпляр перевозчика) остается у водителя и прикладывается к путевому листу. Если заказчиков и/или перевозчиков несколько, то выписывается несколько экземпляров талона соответственно. Если компания перевозит груз для собственных нужд, такие талоны оформлять необязательно.

После сдачи путевого листа записываются расстояния, коэффициент изменения нормы расхода топлива.

При заполнении коэффициента расхода топлива не лишним будет обратиться к нормам, установленным Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 141 от 31/12/2008 г., где подробно указаны все предпосылки превышения для любых типов транспорта, при любых погодных и дорожных условиях с учетом численности населения транзитных городов и т.д.

Наряду с обязательным оформлением путевых листов существует необходимость ведения журнала учета путевых листов ответственным лицом в организации, осуществляющей перевозку грузов. Журнал хранит сведения о выданных ранее путевых листах и представляет собой также документ отчетности для организаций, осуществляющей перевозку товаров и грузов. На обложке указывается наименование компании, период, за который ведется журнал, должность и ФИО ответственного сотрудника, ведущего журнал учета. Все страницы журнала должны быть пронумерованы, листы прошнурованы и заверены печатью компании.

Табличная часть журнала обычно состоит из следующих колонок:

• номер путевого листа;
• дата его выдачи;
• ФИО водителя;
• табельный, номер водителя;
• гаражный номер транспортного средства;
• подпись водителя в получении путевого листа;
• подпись диспетчера (ответственного лица), бухгалтера и дата приемки путевого листа и документов от водителя;
• примечания (если имеются).

Дата выдачи путевого листа водителя в журнале учета должна обязательно совпадать с датой, стоящей в самом путевом листе.

Формы утвержденных бланков документов всегда можно найти в открытом доступе на электронных ресурсах.

В заполненной путевке содержатся сведения:

• о времени работы водителя;
• пробеге транспортного средства;
• количестве израсходованного горючего.

Эти сведения пригодятся бухгалтеру организации для расчета зарплаты водителя, списания в затраты топлива и подсчета стоимости выполненных услуг для заказчика. Далее вы сможете скачать бесплатно бланк путевого листа грузового автомобиля 2020 года.

Форма документа

Формы путевого листа грузового автомобиля (унифицированная форма № 4-С ОКУД 0345004 и форма № 4-П ОКУД 0345005) утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Скачать бесплатно путевой лист грузового автомобиля (бланк 2020 в word) вы можете в статье. Но поскольку документ содержит достаточно много строк и граф, а также принимая во внимание, что он двухсторонний, мы рекомендуем заполнять его в excel. Скачать форму можно ниже.

Форма 4-П «Путевой лист грузового автомобиля» применяется в случаях, когда происходит учет работы транспорта на основании фиксации времени его эксплуатации. Этот документ заполняется, когда за использование автомобиля плата рассчитывается исходя из повременных расценок. К примеру, когда транспортное средство осуществляет перевозку грузов, а оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения автомобиля в работе. Однако при его применении существует ограничение. Такая путевка может оформляться, если в один день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения.

Форма путевого листа грузового автомобиля 4-С используется для оформления работы транспортных средств. Она позволяет учесть сдельный показатель применения автомобиля. Такой бланк применяют перевозчики, которые взимают плату за тонна-километры.

Предприятие может использовать в работе самостоятельно разработанные формы путевки. Главное требование — в документе должны присутствовать все необходимые реквизиты.

Бланк путевого листа грузового автомобиля 2020

Оформление путевых листов грузового автомобиля

Приказом от 18.01.2017 № 17 Минтранс внес изменения в реквизиты заполнения путевых листов, утв. Приказом от 18.09.2008 № 152. В путевках стало еще больше обязательных реквизитов. Теперь в бланки нужно включить ОГРН и ОГРНИП компании. Без этих данных путевые листы для грузовых автомобилей будут считаться заполненными с нарушением. Также при оформлении любой из форм путевки нужно помнить, что в связи с поправками, внесенными Приказом Минтранса, на титульной части бланка больше не нужно проставлять круглую печать тем организациям, которые работают без нее.

Обращаем внимание, что с 01.03.2019 вступит в силу еще один Приказ Минтранса —от 21.12.2018 № 467. Он требует, чтобы вместо слов «гараж», «депо» и «постоянная стоянка» использовалось понятие «парковка». Также Минтранс отказывается от штампов медработников при проведении осмотров и при снятии показаний одометра. Есть еще некоторые технические изменения, благодаря которым путевые листы грузового автомобиля (бланк 2020 года) содержат следующие сведения:

• наименование — путевой лист;
• номер путевки;
• срок действия;
• сведения о собственнике. Для организаций: наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Для ИП: Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП;
• тип и модель автомобиля;
• государственный регистрационный знак автомобиля;
• показания одометра при выезде с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства;
• дату и время выезда с парковки и его заезда на парковку;
• подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
• Ф.И.О. водителя;
• дату проведения предрейсового или предсменного техосмотра грузовика (число, месяц, год) и время (часы, минуты). Данные проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств. Внесенные сведения он заверяет своей подписью с указанием Ф.И.О.

Помимо этого, чиновники уточнили, что путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если он по длительности превышает продолжительность смены (рабочего дня) водителя, или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель совершает один или несколько рейсов.

Компании, на базе которых числятся грузовые автомобили (собственные или арендованные), обязаны оформлять каждой машине . Он заполняется при выезде машин на работу, объекты, при совершении грузоперевозок. Цель путевых листов – фиксация расхода ГСМ, учет работы каждой машины, расчет зарплаты водителя за смену. Как оформить путевой лист грузового автомобиля – инструкция к заполнению бланка в этом обзоре.

Виды путевых листов

Каждой грузоперевозке, которую осуществляет машина компании, соответствует унифицированная форма, утвержденная Минтрансом РФ. Официальное принятие шаблонов путевых листов установлено следующими нормативами:

• Приказ Минтранса РФ № 152 с редакцией № 17 (принятой в 2017 году).
• Устав на основании Закона № 259-ФЗ .
• Приказ Минтранса № 78 .
• Закон № 402-ФЗ .

Для грузового транспорта путевые листы являются бланками строгой отчетности. Каждой поездке техники соответствует определенная типовая форма, бланк которой выписывается диспетчером, бригадиром или уполномоченным лицом компании:

• Форма № 4-П () – для учета работы транспорта, работающего на грузовых перевозках нерегулярно.
• Форма 4-С (сдельная) – оформляется для водителей машин, задействованных в компании по сдельному тарифу.
• Форма 4-М (междугородняя) – выписывается при дальних грузоперевозках. Бланк должен содержать на титульной стороне красную типографскую черту с пометкой «междугородные перевозки».

Путевой лист грузового автомобиля сдельных и повременных форм заполняется один раз в сутки перед выездом машины с условием, что листы за предыдущие смены уже возвращены на базу компании. Отрывные бланки заполняются партнером-заказчиком, на основании которых оформляется счет к оплате.

По окончании работ лист возвращается в компанию, где фиксируется информация, внесенная заказчиком в отрывной бланк. При перевозке ценных материалов номера ТТН переносятся в путевой лист, а один экземпляр передается заказчику.

Как заполняются путевые листы

До начала работы грузового автомобиля основные данные вносит диспетчер или сотрудник компании, выполняющий его обязанности. Дополнительные записи, отражающие работу машины, и оборотная сторона листа предоставлены для заполнения работниками компании-перевозчика, заказчиками. Водитель подписывает документ в начале смены и дополнительных записей в него не вносит. По окончании смены он сдает его на базу компании и ставит машину в месте стоянки.

Правильное заполнение путевого листа исключает любые проблемы при проверке грузового фургона инспекцией ГИБДД. Требования к оформлению документа и порядок внесения информации в бланк регламентированы приложением № 7 .

Право вносить изменения в графы документа имеет только сотрудник автотранспортной организации, владеющий грузовым автомобилем.

Очередность внесения информации в путевой лист выглядит так:

• Серия, присвоенный номер бланка.
• Коды запланированных работ.
• Номер бригады, рабочей колонны, к которым относится транспортное средство.
• Данные грузовика (гаражный и государственный номера, марка).
• Информация о водителе. Если на маршрут выставлено два водителя, необходимо указать данные двух лиц в одном документе или сформировать два экземпляра путевого листа. Вписываются номера водительского удостоверения, класс, табельный номер.
• Если оформлена лицензия, вносится номер карточки, ее вид.
• При наличии прицепного устройства фиксируется его номер.
• Данные сопровождающих лиц и информация о сопровождающих документах.
• Информация о времени выезда из автопарка и срок возвращения грузовика на стоянку.
• Задание водителю: вносится информация о месторасположении заказчика.
• В чье распоряжение: прописывается лицо, к которому направляется груз. Прилагается копия доверенности на данное лицо.
• Вносится время прибытия машины к объекту, где находится заказчик.
• Указываются точки доставки и загрузки груза.
• Протяженность рейса в километрах.
• Вес перевозимого груза.
• Количество положенного для поездки горючего с учетом оставшихся ГСМ за прошлые сутки.

При наличии в компании печати ее нужно обязательно проставлять в путевом листе. Для ИП не считается нарушением выдача документа без штампа.

Пример заполнения документа (образец) можно посмотреть .

Оформление перед выездом

Перед выездом машины из автопарка заполняется графа «Движение горючего». Информация вносится заправщиком или техником. Указывается объем полученного топлива и объем его остатка в баке.

Обязательным пунктом для заполнения является отметка о проверке водителя медиком. Далее специалист по техконтролю должен отметить показания машинного одометра и зафиксировать время выезда машины из автопарка. Также ставится отметка о техническом состоянии грузовика по факту.

Заполнение путевого листа на маршруте

Графы путевого листа под номерами 27-40 предназначены для заполнения на маршруте. Информация вносится диспетчером грузополучателя. Пункт 27 содержит информацию о всех осуществленных рейсах, прописываются номера накладных. В графу 28-30 вносятся данные о дате и времени передачи листа отправителю (заказчику). В случае если КПП на территории заказчика отсутствует, графы остаются пустыми, и информация вносится в ТТН.

Пункты 39-40 содержат название компании, которая отправила груз, ее данные, подпись уполномоченного лица, штамп. В случае непредвиденных ситуаций (остановок, поломок) вносятся их причины, дата и точное время. В графу «Особые отметки» вносятся замечания представителей ГИБДД.

Внесение информации при возвращении в автопарк

При окончании работы машина прибывает на место постоянной стоянки. Диспетчер в графе «Работа автомобиля и прицепа» вносит количество рейсов, объем израсходованного топлива, километраж рейса и время его проведения.

В графе «Движение горючего» работник ОТК вносит информацию об объеме оставшегося в баке топлива. Количество остатков ГСМ подтверждается сотрудником, ответственным за выдачу топлива.

Состояние машины осматривается механиками, в графе «Сдано» проставляется информация об общем результате проверки.

• В графу «Нулевой пробег» вводится информация о расстоянии, пройденном машиной от автопарка до места погрузки, а также километраж от точки разгрузки до места стоянки автомобиля.
• Графа «Коэффициент изменения нормы» содержит все изменения, касающиеся расхода топлива во время маршрута. На основе документов вносятся сведения о периоде работы двигателя машины, износа спецоборудования.
• Диспетчер ставит подпись и записывает общее количество рейсов грузовика в графе «Последовательность выполнения задания».

Скачать бесплатно формы путевых листов грузового автомобиля можно по ссылке .

Путевой лист грузового фургона должен заполняться в зависимости от назначения рейса и его особенностей. Записывать изменения в документ могут только уполномоченные лица, тогда как водителю запрещено вносить поправки на протяжении рабочей смены. Ответственность за правильное внесение информации несет глава организации и лица, участвовавшие в заполнении путевого листа. Данные документы со всей товарно-транспортной документацией на протяжении 5 лет.