Под физическим лицом не следует понимать индивидуального предпринимателя, так как при таких взаимоотношениях он будет выглядеть уже юридическим лицом, а арендная плата для него станет доходом. С полученных денег придется удерживать налог. Рассмотрим основные проводки по аренде автомобиля у физического лица в бухгалтерском и налоговом учете.

Взять легковую или грузовую машину можно у простого гражданина, который даже не является сотрудником компании, причем даже без экипажа. Гражданское законодательство в статье № 642 регламентирует такие отношения. Действуя по нему, обеим сторонам для начала необходимо будет создать договор, полностью устраивающий всех. Согласно кодексу арендатор берет обязательство переводить в срок арендные взносы за эксплуатацию транспортного средства. Если бы машина передавалась в пользование вместе с экипажем, тогда нужно было бы предоставлять акт об оказании услуг и делать дополнительную оплату за обслуживание.

Арендодатель возлагает на себя ответственность управлять автомобилем и проводить техническое обслуживание. В бухгалтерии арендная плата является расходом по обычным видам деятельности. Начисление платежа производится каждый месяц или по договору.

Отражение бухгалтерских проводок при аренде авто у физического лица

Счет Дт	Счет Кт	Описание проводки	Сумма проводки	Документ-основание
20, 44	76	Начисление суммы арендного взноса	Сумма взноса	Счет
76	88	При выплате удержан НДФЛ	Размер налога	Бухгалтерская справка-расчет
76	50,	Перечисление арендного взноса с вычетом размера НДФЛ	Арендная плата — НДФЛ	Банковская выписка, расходно-кассовый ордер

Налогообложение при аренде ТС

При начислении налога на прибыль предприятие учитывает и плату за аренду, даже если арендатор это физическое лицо. Чтобы доказать, что эти затраты являются расходами, необходимо предоставить документальное подтверждение в соответствии со статьей № 252, п. 1 НК.

Чтобы затраты наконец превратились в расходы арендатор должен иметь на своих руках договор об аренде, подписанный с физическим лицом, и платежное подтверждение (банковская выписка или расходный-кассовый ордер).

Арендная плата для арендатора станет доходом, поэтому придется удерживать НДФЛ. В этой ситуации налоговым агентом будет арендатор, он сам перечислит размер налога еще до выплаты денег. Аренда ТС от физического лица не облагается ЕСН и страховыми платежами.

Правовое регулирование каждого из них имеет свои особенности. По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель должен предоставить арендатору автомобиль и оказать ему услуги по управлению этим автомобилем и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель просто должен предоставить арендатору автомобиль во временное владение и пользование (ст. 642 ГК РФ).

Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации

Вопрос неоднозначный. По Гражданскому кодексу РФ при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Вместе с тем контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см., например, письмо Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73).

Если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора – договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации. В этом случае наличие наемных сотрудников необязательно. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически не обоснованными (ст. 252 НК РФ).

При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля. Надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какой именно автомобиль арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.

Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)). Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней).

При аренде личного автомобиля сотрудника обязательно ознакомьтесь с условиями страхования этого автомобиля (ОСАГО). Если организация взяла в аренду уже застрахованный автомобиль, возможно три ситуации.

Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.

Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если организация планирует допустить к его вождению других людей, в полис нужно будет внести изменения. Сделать это должен сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор аренды не обязывает сотрудника (арендодателя) страховку, все дополнительные расходы понесет организация (арендатор) (ст. 646 и 637 ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Третья: сотрудник-арендодатель не передает организации-арендатору полис страхования обязательной гражданской ответственности. В этом случае организация должна самостоятельно оформить полис ОСАГО. Ведь владельцами транспортных средств (на которых возлагается обязанность страховать ответственность) признаются не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Если договор аренды не предусматривает выкуп автомобиля организацией (арендатором), то в течение срока действия договора на автомобиль принадлежит сотруднику-арендодателю (ст. 608 ГК РФ).

Договор аренды транспортного средства может предусматривать выкуп автомобиля. В этом случае по окончании срока действия договора (или до окончания срока, но после выплаты выкупной стоимости) собственником автомобиля становится арендатор (п. 1 ст. 624 ГК РФ).

Правила бухучета

В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду сделайте проводку:

ДЕБЕТ 001

– отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Передаточный акт можно составить на типовом бланке (формы № ОС-1 или № ОС-1б, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме. Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку по формам № ОС-6, № ОС-6а необязательно. Об этом сказано в пункте 14 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н.

Амортизацию по арендованному автомобилю, который не числится на балансе, не начисляйте (п. 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н). Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 76

– отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

Пример

В феврале 2015 года ООО «Альфа» (арендатор) заключило со штатным водителем Колесовым Ю. И. договор аренды транспортного средства без экипажа.

Объект аренды – легковой автомобиль:

– марка – «Форд-Фокус»;

– регистрационный знак – Т543НЕ99;

– идентификационный номер (VIN) – ХТА211020Х0325409;

– тип – седан;

– год выпуска – 2009;

– двигатель – № Х02395409;

– цвет – белый;

– мощность двигателя (кВт/л. с.) – 82/112;

– паспорт ТС – серия 62АС № 776059;

– свидетельство о регистрации – серия 45 ЕХ № 062540.

Автомобиль арендован для служебных поездок коммерческого директора Срок действия договора – с 1 февраля 2015 года по 31 января 2016 года. Стоимость автомобиля – 175 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 11 800 руб.

Бухгалтер ООО «Альфа» сделал в учете следующие проводки.

В феврале 2015 года:

ДЕБЕТ 001

– 175 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче транспортного средства).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76

– 11 800 руб. – отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

Расчет налогов

НДФЛ. Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно начислить по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удержите при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме, если организация оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения

Ответ на этот вопрос зависит от вида затрат и условий договора.

Расходы на ремонт учитывайте в следующем порядке. Если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 634, 644 ГК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ.

Во всех остальных случаях стоимость ремонта доходом арендодателя не является. Объясняется это тем, что у арендодателя (сотрудника) не возникает при этом экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). Поэтому отсутствует налоговая база по НДФЛ.

Расходы на техосмотр учитывайте в порядке, аналогичном учету расходов на ремонт. То есть если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 635, 645 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. В остальных случаях стоимость проведенного техосмотра доходом арендодателя (сотрудника) не является.

ГСМ и другие аналогичные затраты (размер которых зависит от фактического потребления) не должны включаться в налоговую базу по НДФЛ. Арендатор осуществляет их исключительно в собственных интересах (ст. 636, 646 ГК РФ).

Следовательно, сотрудник (арендодатель) никакой экономической выгоды не получает и дохода в натуральной форме не возникает (п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, НДФЛ платить в этом случае не нужно.

Аналогичные разъяснения дали и специалисты Минфина России в письмах от 9 июля 2007 г. № 03-04-06-01/220 и от 11 июля 2008 г. № 03-04-06-01/194.

Если организация произвела улучшения имущества (например, реконструкцию или модернизацию) с согласия сотрудника (арендодателя), затраты организации-арендатора, связанные с такими улучшениями, считаются доходом арендодателя в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Датой получения дохода в этом случае является момент передачи реконструированного (модернизированного) автомобиля сотруднику (арендодателю) по окончании договора аренды (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аналогичная точка зрения высказана в письме Минфина России от 18 ноября 2005 г. № 03-05-01-04/363.

Страховые взносы. По общему правилу взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с суммы арендной платы не начисляйте. Объясняется это тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля), не признаются объектом обложения страховыми взносами.

Такой порядок следует из положений части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, статей 606, 642 Гражданского кодекса РФ и подтвержден в письме Минздравсоцразвития России от 12 марта 2010 г. № 550-19.

Если организация заключила с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем, такой договор можно расценивать как смешанный, то есть в нем присутствуют элементы двух видов договоров (аренды и оказания услуг) (п. 3 ст. 421, ст. 606, 779 ГК РФ). Выплаты по смешанным договорам облагайте страховыми взносами только в части вознаграждений, относящихся к выполненным работам (оказанным услугам).

Выплаты по договору купли-продажи или аренды страховыми взносами не облагаются. Это следует из части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Пример

Организация в январе 2015 года заключила с Кондратьевым А. С. договор на аренду автомобиля с экипажем. Срок действия договора – с 30 января по 10 февраля 2015 года.

По договору стоимость услуг водителя (Кондратьева) составляет 15 000 руб., аренда автомобиля – 5000 руб.

В феврале бухгалтер начислил страховые взносы только на стоимость услуг водителя.

Аренда автомобиля является услугой по передаче имущества в пользование и поэтому взносами не облагается.

На выплаты Кондратьеву в феврале (15 000 руб.) бухгалтер начислил страховые взносы в таком размере.

– в ПФР – в размере 3300 руб. (15 000 руб. × 22%);

– в ФФОМС – в размере 765 руб. (15 000 руб. × 5,1%).

– в – в размере 435 руб. (15 000 руб. × 2,9%).

Ситуация: как начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, если в смешанном договоре стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) не выделена отдельной суммой

На выплаты по смешанным договорам, в которых стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) не выделена отдельной суммой, взносы придется начислить на всю сумму по договору. Дело в том, что организации не имеют права определять базу для начисления страховых взносов расчетным путем. Определять базу таким способом могут только контролирующие ведомства (п. 4 ч. 1 ст. 29 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Если в смешанном договоре стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) не выделена отдельной суммой, подпишите с исполнителем дополнительное соглашение. В нем пропишите отдельно стоимость работ (услуг), облагаемых страховыми взносами, и стоимость прочих выплат по договору, не учитываемых при расчете взносов.

На основании дополнительного соглашения страховые взносы начисляйте только на выплаты, относящиеся к выполненным работам (оказанным услугам).

Ситуация: нужно ли начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, если организация оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника (без экипажа). Организация применяет общую систему налогообложения

Нет, не нужно.

Расходы по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля), не облагаются страховыми взносами (ч. 1 и 3 ст. 7, подп. «ж» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). К таким договорам, в частности, относится договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ).

Следовательно, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не нужно начислять ни с суммы арендной платы, ни с затрат по эксплуатации автомобиля.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму арендной платы начислять не нужно. Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем, то с суммы вознаграждения водителю заплатить взносы придется. Но сделать это нужно только в том случае, если уплата взносов предусмотрена договором.

Такой порядок установлен в части 1 статьи 5 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля сотрудника, можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

• затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ);
• страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ, ст. 646 ГК РФ).

Аналогичной точки зрения придерживаются контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, от 29 ноября 2006 г. № 03-03-04/1/806, УФНС России по г. от 19 мая 2006 г. № 28-11/43420).

НДС. Предоставление личного автомобиля сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21.

Расходы на текущий и капитальный ремонт по договору аренды транспортного средства с экипажем обязан нести арендодатель (ст. 634 ГК РФ). Поэтому, если договор аренды транспортного средства с экипажем содержит условие об оплате ремонта арендатором, он может быть признан судом недействительным в силу ничтожности (ст. 168, 180 ГК РФ, постановление ФАС Московского округа от 20 января 2009 г. № КГ-А40/12869-08). Потребовать применения последствий недействительности (например, компенсации произведенных арендатором затрат) через суд может любая заинтересованная сторона: арендатор, и т. д. (ст. 166 ГК РФ).

Транспортный налог. Транспортный налог должен заплатить тот, на кого зарегистрирован автомобиль. Это определяет статья 357 Налогового кодекса РФ.

Автомобиль, арендуемый у сотрудника, зарегистрирован на его имя. Поэтому организация-арендатор не должна платить транспортный налог Это обязанность сотрудника-арендодателя. И не важно, что фактически он не пользуется автомобилем.

Ситуация: можно ли в договоре возложить обязанность по уплате транспортного налога на арендатора. Организация арендует у сотрудника автомобиль и применяет общую систему налогообложения

Нет, нельзя.

Сотрудник-арендодатель должен сам платить транспортный налог (ст. 45 НК РФ). К временному владельцу обязанности по не переходят (п. 40 Методических рекомендаций, утвержденных приказом МНС России от 9 апреля 2003 г. № БГ-3-21/177). Поэтому ничего не даст и оформление доверенности на имя организации.

Единственный способ возместить расходы сотрудника (арендодателя) – установить в договоре такую плату, которая включала бы в себя сумму транспортного налога.

Тогда фактически налог будет заплачен за счет организации (арендатора), а всю сумму арендной платы можно будет включить в расходы организации.

Налог на имущество. Арендованный автомобиль не является собственностью организации. Значит, уже на этом основании не нужно платить налог на имущество. Но даже если компания выкупит автомобиль, рассчитывать с его стоимости налог не придется. Ведь с 1 января 2013 года все движимые основные средства налогом на имущество не облагаются (подп. 8 п. 4 ст. 374 НК РФ). То есть в том числе и автомобили.

Пример

В январе АО «Производственная фирма “Мастер”» (арендатор) заключило с начальником цеха Волковым В. К. (арендодатель) договор аренды транспортного средства без экипажа. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 июля 2015 года.

Объект аренды – легковой автомобиль. Он арендован для доставки продукции до склада организации. Стоимость автомобиля – 215 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 14 000 руб.

Налог на прибыль «Мастер» платит ежемесячно.

Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Стандартные вычеты по НДФЛ Волкову не предоставляются.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.

Бухгалтер сделал в учете такие записи.

В январе:

ДЕБЕТ 001

– 215 000 руб. – принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче транспортного средства).

Ежемесячно с февраля по июль включительно:

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 76

– 14 000 руб. – списана плата за аренду личного автомобиля сотрудника;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 1820 руб. (14 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50

– 12 180 руб. (14 000 – 1820) – выплачена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» ежемесячно в течение срока, когда идет аренда автомобиля у работника, уменьшает налоговую базу на 14 000 руб.

Упрощенка. Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают.

Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:

• суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
• затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Затраты можно признать только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24).

Пример

ООО «Альфа» применяет упрощенку и платит единый налог по ставке 15 процентов.

В январе организация заключила с водителем Колесовым Ю. И. договор аренды транспортного средства без экипажа. Срок действия договора – один год. Объект аренды – легковой автомобиль. Ежемесячная арендная плата за автомобиль по договору составляет 12 300 руб.

Вся сумма выплат, начисленных Колесову по договору аренды, ежемесячно включается в налоговую базу по НДФЛ. Стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются.

Ежемесячная сумма НДФЛ с доходов Колесова составит:

12 300 руб. × 13% = 1599 руб.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются. При расчете единого налога бухгалтер ежемесячно уменьшает налогооблагаемые доходы на сумму расходов, связанных с арендой автомобиля, в общей сумме 12 300 руб.

ЕНВД Налоговую базу организаций – плательщиков ЕНВД расходы, связанные с арендой автомобиля у сотрудника, не уменьшают. Объясняется это тем, что ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода (п. 1 и 2 ст. 346.29 НК РФ). А он от расходов компании никак не зависит.

Общая система + ЕНВД. Расходы, связанные с арендой и эксплуатацией арендованного автомобиля сотрудника, учитывайте по правилам режима налогообложения, применяемым для деятельности, в которой занят сотрудник.

Организация может одновременно использовать арендованный автомобиль в деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения В этом случае расходы, связанные с арендой и эксплуатацией арендованного автомобиля, нужно распределить. Такой порядок установлен пунктом 9 статьи 274 и пунктом 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Время чтения: 4 минут

Автомобиль – важное подспорье в быту и на работе. Сотрудник, обладающий личным автотранспортом, пользуется гораздо большим спросом при приеме на работу, а сдача в наем вашего четырехколесного друга даст дополнительный доход в семейный бюджет. Однако не следует забывать о необходимости платить налоги при аренде автомобиля у физического лица. Кто несет ответственность за уплату налогов, в каких объемах они взимаются, а также различные способы сдачи транспортного средства в аренду – эту информацию мы предлагаем в данной статье.

Варианты найма у физлица

В соответствии с Налоговым кодексом РФ, следует разделять несколько вариантов аренды транспортного средства у физического лица. В зависимости от условий заключенного договора можно определить и сторону, несущую ответственность за уплату установленных сборов, а значит, вид и размер налоговых ставок:

• Первый вариант – это договор аренды автомобиля между физическим лицом и организацией, где налоги ложатся на организацию, а физлицо действует без образования ИП. В этом случае организация выступает в качестве налогового агента:
  • берет на себя обязательства по удержанию налоговых вычетов из доходов, причитающихся физическому лицу за аренду ТС;
  • предоставляет отчетность в налоговый орган по месту своей регистрации о суммах, перечисленных за аренду, и произведенных вычетах по форме 2-НДФЛ.
• Второй вариант – договор заключается между организацией и физическим лицом, являющимся предпринимателем. В этом случае арендатору достаточно предоставить свидетельство о регистрации ИП и документы, подтверждающие, что он стоит на учете в налоговой инспекции. В рамках данной сделки все обязанности платить налоги ложатся на индивидуального предпринимателя, который будет это делать в соответствии с выбранной им формой налогообложения.
• Третий вариант – договор аренды между физическими лицами. В этом случае, следуя указаниям 23 главы Налогового кодекса (п.1 ст. 229), физическое лицо-арендодатель обязано предоставить декларацию за истекший год в фискальный орган по месту проживания, в срок до 30 апреля.

Какие налоги нужно платить

Без экипажа

В ходе заключения соглашения по найму автотранспорта без экипажа арендодатель соглашается предоставить свое транспортное средство в распоряжение арендатору на срок, указанный в соглашении, за оговоренную плату. Отличительной чертой от предыдущего варианта является отсутствие оказания услуг по управлению машиной и ее техническому обслуживанию.

Какие налоги платятся по договору аренды автомобиля без экипажа, и в этом случае определяется статусом арендодателя: физическое лицо платит НДФЛ в установленном размере – лично в налоговый орган либо через юрлицо – налогового агента.

Подобные договоры найма могут быть заключены в обычной произвольной письменной форме независимо от условий, в них закрепленных; кстати, к этим соглашениям не применяются обязательные правила о регистрации, как к обычным договорам аренды.

Ставка подоходного налога с аренды автомобиля у физического лица может изменяться в зависимости от условий, на которых рассматриваемое лицо осуществляет сдачу в аренду.

Если вы, являясь ИП, сдаете в аренду свой автомобиль, размер налога зависит от формы налогообложения, на которой вы в настоящий момент находитесь: это может быть ЕНВД (единый налог на вмененный доход), УСН (известная в народе как «упрощенка») или ОСНО – общая система налогообложения.

В случае, когда вы как физическое лицо не желаете регистрироваться в налоговой инспекции и открывать ИП, доход, получаемый за аренду, облагается НДФЛ, то есть стандартным налогом на доходы для физлиц, составляющим 13%.

Этот размер не изменится как в случае с вычетом, производимым за вас организацией-налоговым агентом, так и в случае, если вы лично как физическое лицо будете подавать декларацию.

Аренда ТС с экипажем

Разбираясь в вопросах аренды автомобиля, важно понять основные разграничения: есть так называемая аренда без экипажа – без включения услуг по ремонту, обслуживанию и управлению автотранспортом, и соглашение с оказанием данных услуг. Каждый из этих видов найма ТС имеет свои плюсы и минусы, и обременяет обе стороны соглашения соответствующими обязанностями.

Аренда транспортного средства с экипажем у физического лица подразумевает, что обязанности по поддержанию имущества в должном состоянии, проведению капитального и иных видов ремонта, как и необходимость предоставлять запчасти и аксессуары возлагаются на арендодателя. Услуги, оказываемые им по управлению и техническому обслуживанию транспортного средства, должны быть достаточными для нормальной и безопасной эксплуатации автомобиля в соответствии с закрепленными в договоре целями.

Аренда автомобиля с экипажем у физического лица в части, касающейся налогов, не отличается от найма без экипажа. Налогообложение происходит по ставке 13% для граждан России и 30 – для иностранных гостей, если владелец имущества не является индивидуальным предпринимателем.

Для организации важно знать, что выплаты по договорам, регламентирующим передачу работодателю во временное пользование или распоряжение имущества работника, не облагаются взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также вычетами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Положено ли возмещение

Еще один важный вопрос: возможно ли возмещение транспортного налога по договору аренды, если организация арендует транспортное средство у физического лица. Данная ситуация однозначно трактуется юристами – транспортный сбор остается на арендодателе и возмещению не подлежит, как и не подлежит включению в понесенные расходы организации.

Так же не переходит обязанность по временному владельцу; единственно возможный вариант – установить в договоре оплату в сумме, компенсирующей уплату налога, и таким образом решить проблему.

Транспортный налог: Видео

Аренда автомобиля у сотрудника компании позволяет не тратиться на покупку транспорта. Человек получает компенсацию расходов и даже может оказаться в плюсе. Об учете по договору аренды читайте в статье

Как заключить договор аренды автомобиля с сотрудником компании

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только выплачивая ему компенсацию, но и заключив с сотрудником арендный договор. Есть два вида договоров аренды транспортных средств:

• с экипажем;
• без экипажа.

Если договор аренды не предусматривает выкуп автомобиля организацией (арендатором), то в течение срока действия договора право собственности на автомобиль принадлежит сотруднику-арендодателю (ст. 608 ГК РФ).

Договор может предусматривать выкуп транспортного средства. В этом случае по окончании срока действия договора (или до окончания срока, но после выплаты выкупной стоимости) собственником автомобиля становится арендатор (п. 1 ст. 624 ГК РФ).

Ситуация: можно ли заключить договор аренды транспортного средства с экипажем с сотрудником организации?

Вопрос неоднозначный. По Гражданскому кодексу РФ при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях (п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Вместе с тем контролирующие ведомства не оспаривают возможность заключения с сотрудником (учредителем) договора аренды транспортного средства с экипажем (см., например, письмо Минфина России от 14 июля 2008 г. № 03-04-06-02/73).

Если возникла необходимость заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства с оказанием услуг по управлению и технической эксплуатации, заключите два договора - договор аренды транспортного средства без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации. В этом случае наличие наемных сотрудников необязательно. При этом оказание услуг по управлению и технической эксплуатации не должно входить в число должностных обязанностей сотрудника. Иначе выплаты по договору оказания услуг могут быть признаны экономически не обоснованными (ст. 252 НК РФ).

При заключении договора аренды транспортного средства обратите внимание на описание арендуемого автомобиля

В договоре аренды автомобиля у сотрудника компании надо прописать такие его технические характеристики, чтобы можно было точно определить, какое именно транспортное средство арендует организация. Только в этом случае договор аренды считается заключенным. Об этом сказано в пункте 3 статьи 607 Гражданского кодекса РФ. Поэтому в договоре нужно указать марку автомобиля, год выпуска и цвет, номера кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Чтобы описание было более полным, сведения можно перенести в договор из паспорта транспортного средства или свидетельства о его регистрации.

Для эксплуатации автомобиля организации (арендатору) потребуются свидетельство о его регистрации, техпаспорт, талон техосмотра и страховой полис (если риск ответственности организации застраховал сотрудник (арендодатель)). Чтобы сотрудник (арендодатель) не уклонялся от передачи документов, эту обязанность можно прописать в договоре. Кроме того, в договоре можно предусмотреть ответственность сотрудника за нарушение сроков передачи документов в виде неустойки (штрафа, пеней).

При аренде личного автомобиля сотрудника ознакомьтесь с условиями страхования этого автомобиля (ОСАГО)

Если организация взяла в аренду уже застрахованный автомобиль, возможно три ситуации.

Первая: в страховом полисе записано, что к управлению автомобилем допускается неограниченный круг людей. В этом случае со страховкой ничего делать не нужно.

Вторая: в страховом полисе указаны конкретные люди, которые имеют право управлять автомобилем. Если организация планирует допустить к его вождению других людей, в полис нужно будет внести изменения. Сделать это должен сотрудник-арендодатель. За внесение изменений в полис придется заплатить. Если договор аренды не обязывает сотрудника (арендодателя) оформить страховку, все дополнительные расходы на страхование ответственности понесет организация (арендатор) (ст. и ГК РФ). Эти затраты можно будет учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Третья: сотрудник-арендодатель не передает организации-арендатору полис страхования обязательной гражданской ответственности. В этом случае организация должна самостоятельно оформить полис ОСАГО. Ведь владельцами транспортных средств (на которых возлагается обязанность страховать ответственность) признаются не только собственники, но и те, кто арендует транспорт (ст. 4 Закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).

Бухгалтерский учет при аренде автомобиля у сотрудника компании

В бухучете стоимость автомобиля, полученного в аренду, отразите на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. При получении автомобиля в аренду у сотрудника компании сделайте проводку:

ДЕБЕТ 001
- отражена стоимость полученного в пользование автомобиля.

Операции по получению автомобиля в аренду в бухучете отразите на основании акта о приеме-передаче транспортного средства. В нем надо указать согласованную стоимость передаваемого автомобиля, его пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Передаточный акт можно составить на типовом бланке (формы № ОС-1 или № ОС-1б , утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7) или в произвольной форме.

Открывать на арендуемый автомобиль инвентарную карточку необязательно. Об этом сказано в пункте 14 .

Амортизацию по арендованному автомобилю, который не числится на балансе, не начисляйте (п. 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Суммы арендной платы отнесите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендован автомобиль:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 76
- отражена плата за аренду автомобиля у сотрудника компании .

Пример: Бухгалтерский учет операций, связанных с арендой автомобиля у сотрудника

В феврале 2017 года ООО «Альфа» (арендатор) заключило со штатным водителем Колесовым Ю. И. договор аренды транспортного средства без экипажа. Объект аренды - легковой автомобиль:

• марка - «Форд-Фокус»;
• регистрационный знак - Т543НЕ99;
• идентификационный номер (VIN) - ХТА211020Х0325409;
• тип - седан;
• категория - В;
• год выпуска - 2009;
• двигатель - № Х02395409;
• цвет - белый;
• мощность двигателя (кВт/л. с.) - 82/112;
• паспорт ТС - серия 62АС № 776059;
• свидетельство о регистрации - серия 45 ЕХ № 062540.

Автомобиль арендован для служебных поездок коммерческого директора. Срок действия договора - с 1 февраля 2017 года по 31 января 2018 года. Стоимость автомобиля - 175 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 11 800 руб.

Бухгалтер ООО «Альфа» сделал в учете следующие проводки.

В феврале 2017 года:

ДЕБЕТ 001
- 175 000 руб. - принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче транспортного средства).

Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76
- 11 800 руб. - отражена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

Расчет налогов при аренде автомобиля у сотрудника компании

НДФЛ

Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно начислить по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удержите при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ). И перечислите не позднее следующего дня (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме, если организация оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника. организация применяет общую систему налогообложения

Ответ на этот вопрос зависит от вида затрат и условий договора.

Расходы на ремонт учитывайте в следующем порядке. Если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. , ГК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. Во всех остальных случаях стоимость ремонта доходом арендодателя не является. Объясняется это тем, что у арендодателя (сотрудника) не возникает при этом экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). Поэтому отсутствует налоговая база по НДФЛ.

Расходы на техосмотр учитывайте в порядке, аналогичном учету расходов на ремонт. То есть если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены организацией-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. , ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. В остальных случаях стоимость проведенного техосмотра доходом арендодателя (сотрудника) не является.

ГСМ и другие аналогичные затраты (размер которых зависит от фактического потребления) не должны включаться в налоговую базу по НДФЛ. Арендатор осуществляет их исключительно в собственных интересах (ст. , ГК РФ). Следовательно, сотрудник (арендодатель) никакой экономической выгоды не получает и дохода в натуральной форме не возникает (п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, НДФЛ платить в этом случае не нужно. Аналогичные разъяснения дали и специалисты Минфина России в письмах от 9 июля 2007 г. № 03-04-06-01/220 и от 11 июля 2008 г. № 03-04-06-01/194 .

А вот если организация произвела улучшения имущества (например, реконструкцию или модернизацию) с согласия сотрудника (арендодателя), затраты организации-арендатора, связанные с такими улучшениями, считаются доходом арендодателя в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Датой получения дохода в этом случае является момент передачи реконструированного (модернизированного) автомобиля сотруднику (арендодателю) по окончании договора аренды (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аналогичная точка зрения высказана в письме Минфина России от 18 ноября 2005 г. № 03-05-01-04/363 .

Страховые взносы

По общему правилу взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с суммы арендной платы не начисляйте. Объясняется это тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля), не признаются объектом обложения страховыми взносами. Такой порядок следует из положений пункта 4 статьи 420 Налогового кодекса РФ.

Если организация заключила с сотрудником договор аренды автомобиля с экипажем, такой договор можно расценивать как смешанный, то есть в нем присутствуют элементы двух видов договоров (аренды и оказания услуг) (п. 3 ст. 421 , ст. , ГК РФ). Выплаты по смешанным договорам облагайте страховыми взносами только в части вознаграждений, относящихся к выполненным работам (оказанным услугам).

Пример: Правила начисления страховых взносов на выплаты по смешанному гражданско-правовому договору

Организация в январе 2017 года заключила с Кондратьевым А. С. договор на аренду автомобиля с экипажем. Срок действия договора - с 30 января по 10 февраля 2017 года. По договору стоимость услуг водителя (Кондратьева) составляет 15 000 руб., аренда автомобиля - 5000 руб.

В феврале бухгалтер начислил страховые взносы только на стоимость услуг водителя. Аренда автомобиля является услугой по передаче имущества в пользование и поэтому взносами не облагается.

На выплаты Кондратьеву в феврале (15 000 руб.) бухгалтер начислил страховые взносы в таком размере.

• в ПФР - в размере 3300 руб. (15 000 руб. × 22%);
• в ФФОМС - в размере 765 руб. (15 000 руб. × 5,1%).
• в ФСС - в размере 435 руб. (15 000 руб. × 2,9%).

Ситуация: как начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, если в смешанном договоре стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) не выделена отдельной суммой

На выплаты по смешанным договорам, в которых стоимость выполняемых работ (оказываемых услуг) не выделена отдельной суммой, взносы придется начислить на всю сумму по договору. Это следует из пункта 1 статьи 420 Налогового кодекса РФ.

Поэтому подпишите с исполнителем дополнительное соглашение. В нем пропишите отдельно стоимость работ (услуг), облагаемых страховыми взносами, и стоимость прочих выплат по договору, не учитываемых при расчете взносов. На основании дополнительного соглашения страховые взносы начисляйте только на выплаты, относящиеся к выполненным работам (оказанным услугам).

Ситуация: нужно ли начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, если организация оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, арендованного у сотрудника (без экипажа)? Организация применяет общую систему налогообложения

Нет, не нужно. Расходы по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (в данном случае автомобиля), не облагаются страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ). К таким договорам, в частности, относится договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Следовательно, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не нужно начислять ни с суммы арендной платы, ни с затрат по эксплуатации автомобиля.

Подтверждает такой вывод Минздравсоцразвития России в письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 .

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму арендной платы начислять не нужно. Если же заключен договор аренды автомобиля с экипажем, то с суммы вознаграждения водителю заплатить взносы придется. Но сделать это нужно только в том случае, если уплата взносов предусмотрена договором. Такой порядок установлен в части 1 статьи 5 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с , можно учесть в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

• затраты на ГСМ (подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ);
• страховые платежи, если обязанность по страхованию возложена на арендатора (подп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ , ст. 646 ГК РФ).

НДС

Предоставление личного автомобиля сотрудника в аренду организации НДС не облагается. Это следует из положений статьи 143 Налогового кодекса РФ.

Транспортный налог

Транспортный налог должен заплатить тот, на кого зарегистрирован автомобиль. Это определяет Налогового кодекса РФ. Автомобиль, арендуемый у сотрудника, зарегистрирован на его имя. Поэтому организация-арендатор не должна платить транспортный налог. Это обязанность сотрудника-арендодателя. И не важно, что фактически он не пользуется автомобилем.

Ситуация: можно ли в договоре возложить обязанность по уплате транспортного налога на арендатора? Организация арендует у сотрудника автомобиль и применяет общую систему налогообложения

Нет, нельзя. Сотрудник-арендодатель должен сам платить транспортный налог (ст. 45 НК РФ). К временному владельцу обязанности по уплате налога не переходят. Поэтому ничего не даст и оформление доверенности на имя организации.

Единственный способ возместить расходы сотрудника (арендодателя) - установить в договоре такую плату, которая включала бы в себя сумму транспортного налога. Тогда фактически налог будет заплачен за счет организации (арендатора), а всю сумму арендной платы можно будет включить в расходы организации.

Налог на имущество

Арендованный автомобиль не является собственностью организации. Значит, платить налог на имущество не нужно в любом случае.

Пример: Бухучет и налогообложение расходов по аренде у сотрудника автомобиля без экипажа. Организация применяет общую систему налогообложения. Доходы и расходы определяет методом начисления

В январе АО «Производственная фирма “Мастер”» (арендатор) заключило с начальником цеха Волковым В. К. (арендодатель) договор аренды транспортного средства без экипажа. рок действия договора - с 1 февраля по 31 июля 2017 года.

Объект аренды - легковой автомобиль. Он арендован для доставки продукции до склада организации. Стоимость автомобиля - 215 000 руб. Ежемесячная арендная плата за автомобиль составляет 14 000 руб.

Налог на прибыль «Мастер» платит ежемесячно. Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Стандартные вычеты по НДФЛ Волкову не предоставляются. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.

Бухгалтер сделал в учете такие записи.

В январе:

ДЕБЕТ 001
- 215 000 руб. - принят на забалансовый учет автомобиль, полученный в аренду (на основании акта о приемке-передаче транспортного средства).

Ежемесячно с февраля по июль включительно:

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 76
- 14 000 руб. - списана плата за аренду личного автомобиля сотрудника;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 1820 руб. (14 000 руб. × 13%) - удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50
- 12 180 руб. (14 000 - 1820) - выплачена плата за аренду личного автомобиля сотрудника.

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» ежемесячно в течение срока действия договора аренды уменьшает налоговую базу на 14 000 руб.

Упрощенка

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, арендные платежи не уменьшают. Организации на упрощенке, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут включить в состав затрат, уменьшающих налоговую базу:

• суммы арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
• затраты на ГСМ и другие расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Затраты можно признать только после фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Все расходы должны быть документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16 , п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 1 февраля 2006 г. № 03-11-04/2/24).

Пример: Как отразить при налогообложении расходы по аренде у сотрудника автомобиля без экипажа. Организация применяет упрощенную систему налогообложения. Единый налог платит с разницы между доходами и расходами

В январе организация заключила с водителем Колесовым Ю. И. договор аренды транспортного средства без экипажа. Срок действия договора - один год. Объект аренды - легковой автомобиль. Ежемесячная арендная плата за автомобиль по договору составляет 12 300 руб.

Вся сумма выплат, начисленных Колесову по договору аренды, ежемесячно включается в налоговую базу по НДФЛ. Стандартные налоговые вычеты ему не предоставляются. Ежемесячная сумма НДФЛ с доходов Колесова составит:

12 300 руб. × 13% = 1599 руб.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы не начисляются.

При расчете единого налога бухгалтер ежемесячно уменьшает налогооблагаемые доходы на сумму расходов, связанных с арендой автомобиля, в общей сумме 12 300 руб.

ЕНВД

Налоговую базу организаций - плательщиков ЕНВД расходы, связанные с арендой автомобиля у сотрудника компании , не уменьшают. Объясняется это тем, что ЕНВД рассчитывают исходя из вмененного дохода. А он от расходов компании никак не зависит.

Общая система + ЕНВД

Расходы, связанные с арендой и эксплуатацией арендованного автомобиля сотрудника, учитывайте по правилам режима налогообложения, применяемым для деятельности, в которой занят сотрудник.

Организация может одновременно использовать арендованный автомобиль в деятельности, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения. В этом случае расходы, связанные с арендой и эксплуатацией арендованного автомобиля, нужно распределить.

Такой порядок установлен пунктом 9 статьи 274 и пунктом 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

• физическое;
• юридическое;
• индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

• марка и модель автомашины;
• ее пробег на момент передачи;
• стоимость данного актива;
• данные технического осмотра;
• номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

• 20 «Основное производство»;
• 23 «Вспомогательные производства»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
• 44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

• дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
• дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
• дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

• дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
• дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

• страховку;
• парковку;
• заправку;
• ремонт;
• компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

• дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
• дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
• дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
• дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
• дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
• дебет 19, кредит 60 – по ГСМ;
• дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
• дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
• дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
• 001 – возврат сотруднику автомобиля.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

• арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
• автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
• есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль , если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

• если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
• если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».